7 Bentuk Komunikasi Bisnis yang Anda Gunakan Salah

Di dunia modern, kami memiliki akses ke ratusan media komunikasi yang berbeda. Di permukaan, ini sepertinya hal yang baik – memiliki lebih banyak opsi berarti rute komunikasi yang lebih efisien. Dan lebih banyak pilihan untuk situasi yang berbeda. Tetapi media ini hanya efektif jika kita menggunakannya sebagaimana mereka dimaksudkan untuk digunakan.

Setiap platform memiliki kelebihan dan kekurangan yang berbeda, berguna dalam beberapa situasi lebih dari yang lain. Misalnya, pesan teks ideal untuk memberi tahu grup tentang perubahan yang mendesak. Sedangkan email lebih baik untuk menyampaikan informasi satu arah yang tidak mendesak. Jika Anda tidak memenuhi kekuatan dan kelemahan itu. Pesan Anda bisa saja disalahartikan, gagal menyampaikan pesan asli Anda, atau lebih sebagai pengalih perhatian daripada yang diperlukan.

Tetapi bagaimana Anda bisa tahu jika Anda menggunakan media ini secara salah atau tidak efisien?

Kesalahan Medium Paling Umum

Ini adalah beberapa cara yang paling umum – dan paling mengerikan. Yang digunakan para profesional untuk menyalahgunakan media komunikasi dalam kehidupan sehari-hari mereka:

Penggunaan Email

Menggunakan email untuk permintaan mendesak. Meskipun tempat kerja modern semakin menuntut pekerja untuk memeriksa email mereka secara teratur, dan meskipun email dikirim secara instan. Anda tidak dapat mengharapkan penerima Anda untuk segera menerima pesan Anda. Bahkan selama jam kerja normal. Jika Anda menggunakan email untuk permintaan mendesak. Anda mungkin membuang-buang waktu, terutama karena Anda tidak akan tahu apakah penerima Anda melihat pesan Anda atau tidak. Sebaliknya, pilih cara koneksi yang lebih cepat, seperti teks, obrolan, atau panggilan telepon.

Cara Penggunaan Email

  1. Menggunakan email untuk percakapan yang sedang berlangsung. Sebagian besar platform, seperti Gmail. Menawarkan cara untuk melihat semua email yang terkait dengan satu subjek dalam “percakapan”. Sehingga Anda dapat melacak diskusi dengan lebih baik. Namun, menggunakan email untuk percakapan yang lebih lama dari satu atau dua pesan tidak efisien. Email adalah cara untuk mengirimkan informasi ke tujuan. Jika Anda perlu melakukan sesuatu atau jika Anda memiliki pertanyaan yang membutuhkan dialog. Ada media yang lebih baik untuk wacana bolak-balik, seperti pesan instan, panggilan telepon, atau percakapan langsung. Anda dapat menggunakan email untuk rekap percakapan jika perlu.
  2. Kirim SMS pada waktu yang tidak pantas. Seluruh karyawan Anda mungkin memiliki rencana telepon perusahaan. Tetapi itu tidak memberi Anda lisensi untuk mengirim pesan teks pada jam yang tidak tepat. Semua orang butuh istirahat dari pekerjaan, dan menerima pesan pada jam 9 malam. Tentang penugasan adalah cara yang baik untuk menyabotase waktu “santai” yang terlalu penting itu. Jika ada sesuatu yang mendesak dan tidak ada pilihan lain, ini diperbolehkan. Tetapi cobalah untuk membatasi SMS Anda ke jam kerja normal selama hari kerja.
  3. Mengirim pesan informasi yang tidak mendesak. Kecuali jika Anda memiliki persyaratan pribadi dengan orang yang Anda kirimi SMS. Hindari menggunakan pesan teks untuk menyampaikan informasi yang tidak mendesak. Misalnya, jika Anda mencoba memulai percakapan, pertimbangkan untuk menggunakan obrolan atau panggilan telepon. Yang akan memungkinkan komunikasi yang lebih cepat dan lebih mudah dibaca antara dua pihak. Jika Anda memiliki banyak informasi untuk disampaikan. Pertimbangkan untuk menggunakan email. Pesan teks terlalu nyaman untuk digunakan sebagai sarana komunikasi standar – terutama ketika ada begitu banyak pilihan.

Panggilan Konferensi

  1. Menggunakan panggilan konferensi untuk rapat multi orang. Seperti yang diperlihatkan video “Panggilan Konferensi dalam Kehidupan Nyata” parodik ini, panggilan konferensi hampir selalu mengerikan. Kualitas suara biasanya menjadi masalah, orang tidak memiliki bahasa tubuh untuk mengukur nada atau merespons dengan tepat. Dan penundaan dapat membuat orang saling berbicara satu sama lain. Jika Anda perlu melakukan percakapan telepon, batasi peserta Anda. Jika Anda memerlukan banyak peserta, pilih untuk obrolan grup atau metode serupa yang membuat semua orang terlibat lebih jelas.
  2. Menggunakan obrolan tim untuk menyampaikan banyak informasi sekaligus. Obrolan tim adalah alat yang hebat untuk melakukan percakapan cepat. Atau untuk berbicara sebagai grup ketika pertemuan pribadi bukanlah suatu pilihan. Ini juga ideal untuk percakapan yang tidak mendesak, karena itu tidak membuat orang menjauh dari tugas mereka dengan segera. Namun, ini bukan cara yang ideal untuk menyampaikan banyak informasi sekaligus, seperti membahas lingkup proyek baru. Jika informasi satu sisi, email itu ideal; jika tidak, mungkin lebih baik mengadakan pertemuan langsung.
  3. Mengadakan pertemuan tatap muka yang tidak efisien. Pertemuan tatap muka dapat bermanfaat untuk brainstorming kolaboratif. Dan menghubungkan kembali tim Anda pada masalah atau proyek utama, tetapi dalam kebanyakan kasus. Mereka pemboros waktu besar-besaran. Jika Anda akan mengadakan pertemuan langsung, pastikan untuk mematuhi praktik terbaik. Seperti mempertahankan batas waktu yang ketat, dan memiliki agenda terlebih dahulu. Lalu hanya mengundang orang-orang yang diperlukan ke pertemuan, memastikan semua orang berpartisipasi, dan mengirimkan email “rekapitulasi” tindak lanjut untuk menunjukkan item tindakan utama dan takeaways. Jangan biarkan rapat Anda membunuh produktivitas karyawan Anda.

Menyeimbangkan Keuntungan dan Kerugian

Tidak ada media komunikasi tunggal yang berguna dalam semua situasi. Setiap metode komunikasi memiliki kelemahan dan dapat menyebabkan masalah saat digunakan. Maka, cara untuk menjadi komunikator yang efektif adalah mempelajari cara menggunakan masing-masing media secara tepat. Dan menyeimbangkan kekuatan dan kelemahan satu sama lain. Hindari terlalu mengandalkan media apa pun, dan alih-alih, tingkatkan keahlian Anda di berbagai bidang, alih-alih sesuai situasi.