Anjuran dan Larangan Komunikasi Bisnis yang Efektif selama COVID-19

Penting bagi kita untuk tetap menghormati cara kita berkomunikasi karena alat ini adalah satu-satunya cara untuk terhubung …

Saat kami memasuki musim gugur, COVID-19 masih memainkan peran sentral dalam cara kami mengelola bisnis kami. Menjaga hubungan dengan klien yang ada, dan menarik klien baru dari jarak jauh.

Ini adalah wilayah baru bagi banyak pemilik bisnis, manajer. Dan direktur yang dihadapkan pada komunikasi jarak jauh dan efektif dalam komunikasi tersebut. Menjadi komunikator yang efektif membutuhkan keterampilan khusus seperti mendengarkan klien serta berbicara dengan mereka. Memahami sudut pandang klien bahkan jika berbeda dari sudut pandang Anda. Dan menawarkan cara halus untuk meningkatkan pendapatan mereka dengan cara yang positif.

Semua keterampilan ini masih diperlukan selama COVID-19, terutama mengingat fakta bahwa kami tidak bertemu langsung dengan klien dan calon klien.

Itu semua dilakukan dari jarak jauh dan secara virtual dan segala sesuatunya dapat pergi ke selatan dengan cepat. Biasanya, ketika bertemu dengan klien atau calon klien, seseorang mampu “membaca ruangan” untuk mengukur isyarat nonverbal. Tanda-tanda gangguan atau kecemasan dan mengetahui kapan rapat harus diakhiri berdasarkan pengepakan tiba-tiba materi dan koper, menyusun kertas, dll. Sekarang ditangani di lingkungan terpencil. Setiap orang meningkatkan keterampilan pemasaran dan pengembangan bisnis mereka secara virtual dan segala sesuatunya bisa menjadi agak berantakan. Penting bagi kita untuk tetap menghormati cara kita berkomunikasi karena alat ini adalah satu-satunya cara. Untuk menghubungkan dan mempertahankan esensi etiket bisnis.

Video

Kami memiliki video call zoom, rapat obrolan google, dan portal online lainnya yang menunjukkan perilaku nonverbal seseorang. Beberapa klien mungkin menuntut agar mereka tidak menonton video, yang membuat upaya untuk memahami apa yang mereka pikirkan semakin sulit. Terkadang klien, kolega bisnis, atau klien potensial akan bersikeras menggunakan video non-video karena mereka melakukan banyak tugas. Dan tidak ingin terlihat tidak terlibat dalam rapat yang dijadwalkan.

Video penting karena klien (penerima) Anda dapat melihat bahwa Anda tertarik pada masalah mereka. Dan ingin bekerja untuk memecahkan masalah mereka, bukan telepon, yang tidak begitu interaktif.

Lakukan: Lihat ke kamera saat Anda berbicara, bukan ke layar atau di tempat lain. Tampaknya tidak wajar, namun di sisi lain dianggap terlibat dan tertarik dengan topik tersebut.

Lakukan: Pastikan orang lain di ruangan atau rumah atau area tempat Anda. Mengadakan atau menghadiri rapat Zoom tahu bahwa Anda ada di video. Sehingga adegan yang tidak menguntungkan atau tidak pantas tidak terjadi di latar belakang rapat profesional Anda.

Jangan: Melakukan banyak tugas selama video call. Meskipun Anda berpikir bahwa Anda tidak dapat terlihat memeriksa telepon Anda, itu menunjukkan. Selalu. Pria cenderung melirik jam tangan mereka secara konsisten melalui panggilan Zoom. Karena mereka mungkin memiliki jam tangan lain yang menunggu untuk diluncurkan. Tetapi tunjukkan kepada klien atau kolega Anda kesediaan Anda untuk hadir sampai panggilan selesai.

Jangan: Tampaknya wajar bagi wanita untuk memeriksa penampilan mereka di komputer atau kamera laptop untuk menyesuaikan rambut atau riasan mereka. Jangan lakukan ini; dianggap tidak memperhatikan masalah terkait di video. Itu terjadi begitu sering ketika saya menggunakan panggilan Zoom saya sehingga wanita tidak sadar bahwa mereka sedang bermain-main. Atau menyesuaikan rambut mereka agar terlihat bagus di depan kamera.

Email

Meskipun email telah menjadi pokok dalam cara kita berkomunikasi. Sekarang ada lebih banyak tekanan untuk mengetik apa yang Anda maksud dan maksud apa jenis Anda.

Setiap orang yang menerima email secara otomatis mengatakan email di kepala mereka dengan suara Anda yang dilampirkan padanya. Ya, saya tahu ini terdengar aneh, tapi percayalah, itu terjadi terus-menerus. Di masa COVID saat ini, bahkan lebih penting untuk mengetik dengan hormat. Dan dengan nada lembut karena tidak ada cara untuk mengoreksi persepsi email. Terutama jika email tersebut berisi informasi negatif atau semacam berita buruk.

… bahkan lebih banyak tekanan untuk mengetik apa yang Anda maksud dan berarti apa tipe Anda.

Email juga bersifat permanen dan tidak mudah ditarik seperti berbicara. Jika Anda menemukan bahwa Anda menyinggung perasaan seseorang dalam suatu percakapan. Itu bisa jadi jelas dan seharusnya ada cukup waktu untuk merevisi komentar Anda agar lebih menghormati atau membesarkan hati. Dalam email, Anda tidak memiliki kesempatan kedua, jadi bagaimana Anda mengkomunikasikan pesan Anda adalah kuncinya.

Lakukan: Bayangkan Anda berada di pihak penerima email dan ucapkan email tersebut dengan lantang kepada diri Anda sendiri. Untuk memastikan bahwa email tersebut memiliki maksud langsung yang Anda inginkan. Jika Anda membutuhkan seseorang untuk menanggapi atau melakukan sesuatu melalui email, tanyakan dengan sopan. Itu membantu.

Jangan: Biarkan emosi Anda menguasai diri saat mengetik email yang akan menawarkan berita yang mengecewakan. Atau meminta seseorang untuk melakukan sesuatu yang Anda tahu mereka tidak ingin lakukan. Bersikaplah manis dan akomodatif dan itu akan terlihat dalam tanggapan yang Anda dapatkan di email.

Jangan: Menggunakan istilah yang bersifat memerintah dan bahasa yang menyinggung, karena orang cenderung menahannya, terlebih lagi selama pandemi ini. Bahasa yang lembut dan pantas masih bisa langsung dan Anda akan menemukan bahwa Anda mendapatkan email. Yang lebih cepat dan mendetail sebagai balasannya.

Mengirim SMS

Meskipun selalu ada serangkaian hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan saat berkirim pesan di arena bisnis. Kini lebih penting lagi untuk memperhatikan aturan tersebut. Orang-orang meningkatkan SMS mereka sebagai cara untuk berkomunikasi lebih dari sekadar email.

… cara yang dimodifikasi untuk berkomunikasi secara efektif.

Dulu SMS adalah portal orang untuk berkomunikasi dengan teman dan keluarga, tetapi seperti Facebook dan Instagram, sekarang ada SMS bisnis.

Meskipun Anda dapat mengirim pesan tentang masalah bisnis, ini adalah cara yang dimodifikasi untuk berkomunikasi secara efektif. Anda dibatasi dalam seberapa banyak yang harus Anda katakan dan juga terbatas dalam hal meminta informasi atau menawarkan nasihat.

Lakukan: Pertahankan rasa hormat dalam upaya mengirim SMS. Karena orang selain penerima yang Anda tuju mungkin memiliki akses ke teks ini; mereka dapat diteruskan dengan lebih mudah daripada meneruskan informasi melalui email.

Lakukan: Hati-hati. Mengirim SMS adalah cara cepat dan mudah untuk berkomunikasi dalam pengaturan profesional di ponsel Anda. Saat komputer atau laptop Anda tidak berguna. Tetapi harus ditangani dengan hati-hati selama masa COVID ini.

Jangan: Gunakan bahasa sehari-hari dan menyenangkan yang mencakup umpatan. Atau komentar tentang orang lain karena meskipun terlihat lucu atau menyindir bagi Anda. Jenis komunikasi tersebut dapat dengan mudah dianggap menyinggung.