Apa itu Komunikasi Bisnis & Mengapa Anda Membutuhkannya?

Cara kita berkomunikasi dengan orang lain adalah bagian kebiasaan kita sehingga kita jarang berhenti dan memikirkannya. Ini diterjemahkan ke dalam komunikasi bisnis juga. Organisasi, bagaimanapun, bukanlah entitas tanpa wajah, tetapi sekelompok orang yang nyata.

Komunikasi yang efektif memengaruhi proses, efisiensi, dan setiap lapisan perusahaan.

Organisasi dengan karyawan yang terhubung memiliki lonjakan produktivitas hingga 25%.

Bagaimana peningkatan produktivitas sebesar 25% akan memengaruhi kesuksesan perusahaan Anda? Apakah Anda akan melihat peningkatan pendapatan?

Layanan pelanggan yang lebih baik dan karenanya, pelanggan yang lebih bahagia? Keuntungan lebih tinggi?

Semua jawaban di atas (dan lebih banyak lagi)?

Dalam panduan ini, kami akan membahas semua yang perlu Anda ketahui untuk menyiapkan proses komunikasi bisnis yang sukses.

  1. Apa itu Komunikasi Bisnis? Definisi
  2. Jenis Komunikasi Bisnis
  3. Metode Komunikasi Bisnis
  4. Masalah yang Dapat Dipecahkan oleh Komunikasi Bisnis yang Efektif
  5. Bagaimana Mengatur Proses Komunikasi Bisnis Anda

Apa itu Komunikasi Bisnis? Berikut Artiannya

Komunikasi bisnis adalah proses berbagi informasi antara orang-orang di dalam dan di luar perusahaan.

Komunikasi bisnis yang efektif adalah bagaimana karyawan dan manajemen berinteraksi untuk mencapai tujuan organisasi. Tujuannya adalah untuk meningkatkan praktik organisasi dan mengurangi kesalahan.

Pentingnya komunikasi bisnis juga terletak pada:

  1. Menyajikan opsi / ide bisnis baru
  2. Membuat rencana dan proposal (penulisan bisnis)
  3. Keputusan pelaksana
  4. Mencapai kesepakatan
  5. Mengirim dan memenuhi pesanan
  6. Penjualan sukses
  7. Pertemuan yang efektif

Semua aktivitas yang terorganisir di sebuah perusahaan bergantung pada proses komunikasi bisnis. Ini bisa apa saja mulai dari komunikasi manajerial hingga komunikasi teknis dengan vendor.

Dan begitu komunikasi menjadi tidak jelas, sistem inti perusahaan berisiko berantakan. Data menunjukkan bahwa 60% profesional komunikasi internal tidak mengukur komunikasi internal. Alasan potensial termasuk tidak tahu harus mulai dari mana, langkah selanjutnya, atau cara menghitung ROI.

Jika Anda merasakan hal yang sama, pertimbangkan ini:

Komunikasi bisnis yang kuat di suatu perusahaan kemungkinan akan menghasilkan keterlibatan karyawan yang lebih tinggi.

Perusahaan dengan tenaga kerja yang terlibat melihat pertumbuhan 19,2% dalam pendapatan operasional selama periode 12 bulan. Mereka yang memiliki skor keterlibatan rendah menghasilkan 32,7% lebih sedikit.

Seberapa sukses Anda jika Anda memiliki keterlibatan karyawan yang lebih baik?

Dan bagaimana Anda bisa memastikan proses komunikasi bisnis yang memungkinkan?

Jenis Komunikasi Bisnis

Pertama-tama, mari kita bedakan jenis komunikasi utama dalam organisasi biasa.

Pertama, kami memiliki komunikasi bisnis internal.

Komunikasi bisnis internal dapat berupa:

  1. Komunikasi ke atas: komunikasi apa pun yang datang dari bawahan ke manajer. Atau dari orang lain ke atas hierarki organisasi.
  2. Komunikasi ke bawah / Komunikasi manajerial: segala sesuatu yang berasal dari atasan kepada bawahan.
  3. Komunikasi lateral / Komunikasi teknis: komunikasi internal atau lintas departemen antara rekan kerja

Lalu, ada komunikasi bisnis eksternal.

Komunikasi bisnis eksternal adalah pesan apa pun yang meninggalkan kantor dan staf internal Anda. Ini melibatkan berurusan dengan pelanggan, vendor, atau apa pun yang memengaruhi merek Anda.

Anda dapat mengurutkan semua komunikasi dalam spektrum ini menjadi empat jenis komunikasi bisnis.

  1. Mendapatkan dan menerima instruksi dan tugas baik ke atas maupun ke bawah. Ini termasuk pendelegasian yang efektif dari satu orang ke orang lain. Sebagian besar masalah dalam bisnis dimulai dengan komunikasi yang tidak jelas di bidang ini.
  2. Berbagi dan berdiskusi informasi, termasuk berbagi informasi yang berlangsung dalam rapat. Ketika komunikasi gagal di area ini, itu menyebabkan tugas dilakukan dengan tidak benar atau tidak sama sekali.
  3. Memberikan umpan balik, koreksi, dan disiplin kepada orang yang melapor kepada Anda. Sehingga mereka dapat memiliki pengetahuan dan alat yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan dengan lebih baik. Memberi umpan balik yang bagus dan dapat ditindaklanjuti adalah keterampilan kunci bagi siapa pun dalam posisi kepemimpinan. Komunikasi non-verbal dan bahasa tubuh juga berperan di sini.
  4. Pertemuan dan diskusi pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Ini dianggap sebagai diskusi terpenting untuk organisasi mana pun. Ini melibatkan pemikiran kritis yang lebih tinggi dan teknologi komunikasi yang lebih baik.

Metode Komunikasi Bisnis

Ketika komunikasi bisnis benar-benar terjadi, baik secara lisan maupun tertulis.

Lebih jauh, komunikasi terjadi baik secara langsung / tatap muka atau jarak jauh.

Tidak satu pun dari ini yang lebih baik atau lebih buruk untuk perusahaan Anda sendiri dan sepenuhnya bergantung pada konteksnya.

Komunikasi tertulis sangat bagus untuk menyimpan jejak kertas dari keputusan dan tindakan yang dibuat. Serta untuk menyusun strategi dan rencana pada tempatnya. Interaksi verbal memungkinkan munculnya ide seketika dan aliran pemikiran yang lebih terbuka.

Beberapa perusahaan berada dalam satu kantor. Beberapa memiliki kantor di berbagai zona waktu. Yang lainnya sepenuhnya jauh dan tidak memiliki lokasi fisik. Buffer dan Zapier adalah contoh bagus dari perusahaan yang tidak bergantung lokasi. Ini adalah metode komunikasi bisnis yang berlaku untuk beberapa atau semua skenario di atas:

1) Komunikasi berbasis web

Ini termasuk saluran komunikasi sehari-hari seperti email dan aplikasi perpesanan instan (seperti Slack, Hangouts, atau bahkan Nextiva Chat).

Manfaat email dan pesan terletak pada kemampuan untuk memimpin percakapan pribadi di lingkungan kantor yang sibuk. Serta berbagi pesan dengan banyak orang — dari beberapa hingga ratusan — sekaligus.

2) Pertemuan telepon

Ponsel menghilangkan penghalang lokasi untuk menjalankan rapat yang produktif dan bergerak cepat. Ini memungkinkan pertukaran ide yang lebih baik berkat komunikasi non-verbal (nada suara) dibandingkan dengan komunikasi tertulis. Sistem telepon cloud dapat mempercepat orientasi dan kolaborasi tim secara keseluruhan.

3) Konferensi video

Sistem konferensi video yang hebat memungkinkan orang-orang di lokasi terpencil untuk menjalankan pertemuan yang sedekat mungkin dengan pertemuan langsung. Mereka melakukan rapat telepon satu langkah ke depan.

4) Pertemuan tatap muka

Pertemuan tatap muka dapat membantu bisnis bergerak maju dengan ide dengan cepat. Penelitian menunjukkan bahwa pertemuan tatap muka menghasilkan lebih banyak ide daripada pertemuan virtual.

Namun, memiliki agenda rapat yang kokoh sangat penting untuk rapat yang efektif. 46% karyawan jarang atau tidak pernah meninggalkan rapat karena mengetahui apa yang harus mereka lakukan selanjutnya.

5) Laporan dan dokumen resmi

Mendokumentasikan aktivitas yang berdampak pada orang dan departemen lain adalah bagian penting dari sistem komunikasi bisnis yang berjalan dengan baik.

Kemampuan untuk merujuk pada dokumen tertulis setiap saat mengurangi kemungkinan kebingungan atau ketidaksepakatan dan memberikan kejelasan ekstra dalam komunikasi.

6) Presentasi

Presentasi yang didukung oleh laporan dan presentasi slide PowerPoint sering kali menjadi cara pertemuan dengan kelompok yang lebih besar dilakukan.

Ini bagus untuk berbagi ide baru dengan cara yang menciptakan ruang untuk pertanyaan dan klarifikasi.

7) Papan forum dan FAQ

Area internal bagi karyawan untuk merujuk pada pertanyaan yang sering diajukan tentang berbagai topik departemen. Juga untuk menanyakan pertanyaan baru yang akan membuat mereka lebih produktif dan terkini tentang suatu masalah.

8) Survei

Baik survei internal maupun pelanggan adalah cara ideal untuk mengumpulkan umpan balik dan penilaian tentang topik penting. Survei memfasilitasi siklus perbaikan yang didukung umpan balik dan membuka saluran komunikasi antara semua tingkat di dalam organisasi.

9) Kegiatan manajemen pelanggan

Ini dapat mencakup aktivitas hubungan pelanggan apa pun. Contohnya termasuk dukungan obrolan langsung, sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM), proses orientasi pelanggan, ulasan pelanggan, dan banyak lagi.