Berikan Karyawan Semangat dan Motivasi dengan Komunikasi yang Efektif

Berikan Karyawan Semangat dan Motivasi dengan Komunikasi yang Efektif

Tidaklah meremehkan untuk mengatakan bahwa tahun 2020 sama tak terduga seperti tahun mana pun yang dapat kita ingat. Demikian pula, bisnis telah menghadapi berbagai tantangan, volatilitas, dan penyesuaian yang belum pernah terjadi sebelumnya. Dan kita masih punya lebih dari empat bulan lagi!

Fokus Utama

Tantangan tahun ini telah mempercepat sejumlah perubahan yang sudah terjadi pada cara dan tempat bisnis bekerja. Artikel ini adalah yang pertama dari seri lima bagian tentang evolusi kantor yang sedang berlangsung. Dan apa yang dapat dilakukan bisnis untuk beradaptasi dan sukses. Ketidakpastian yang muncul tahun ini telah mengganggu banyak bisnis, tetapi ada peluang untuk tumbuh di tengah semua gangguan.

Area fokus pertama untuk setiap perusahaan atau pemimpin bisnis haruslah komunikasi yang efektif dengan karyawan. Anggota tim yang tidak merasa terlibat atau terhubung dengan misi dan strategi perusahaan. Kemungkinan besar tidak tertarik untuk berinvestasi dalam kesuksesan perusahaan tersebut. Faktanya, karyawan yang tidak terlibat tersebut biasanya kurang produktif dan efektif di tempat kerja. Maka, tidak mengherankan bahwa komunikasi dan keterlibatan dengan karyawan menjadi perhatian utama banyak bisnis. Kekhawatiran itu telah diperkuat karena bisnis telah menyesuaikan dengan berkomunikasi dengan anggota tim mereka dari jarak jauh.

Studi terbaru menemukan bahwa lebih dari 70% karyawan merasa mereka melewatkan berita perusahaan dan tidak memahami sepenuhnya strategi perusahaan mereka.

Komunikasi yang efektif dan konsisten menjadi tantangan ketika anggota tim berkolaborasi bersama di ruang kantor. Dengan begitu banyak perusahaan, terutama bisnis kecil, mengejar kebijakan kerja jarak jauh, tantangan ini semakin bertambah.

Untungnya, ada sejumlah praktik terbaik untuk mendukung komunikasi yang efektif di tempat kerja. Baik secara bersama-sama atau bekerja dari jarak jauh. Tiga dari tip teratas meliputi:

Komunikasi Adalah Jalan Dua Arah

Jangan hanya berbicara dengan karyawan atau berbagi pembaruan tanpa akhir. Sebaliknya, fasilitasi percakapan. Saat bekerja untuk mengembangkan tujuan bisnis, sertakan karyawan dalam diskusi. Saat Anda menyusun tujuan tersebut, uraikan peran karyawan sebagai bagian mereka dalam mencapai tujuan tersebut. Jaga agar tetap singkat dan ringkas. Kemudian, dengarkan umpan baliknya. Apakah mereka benar-benar memahami apa yang Anda, sebagai manajer atau pemilik bisnis, inginkan dari mereka? Terkadang mereka mungkin mendengar atau membaca hal lain tentang apa yang Anda coba komunikasikan. Lakukan diskusi terbuka tentang pikiran dan perasaan masing-masing tentang topik tersebut. Semua pihak harus memiliki pemahaman yang sama tentang tujuan atau Anda mungkin akan saling meremehkan.

Mendengarkan secara Aktif

Sebagai seorang pemimpin, Anda harus mendengarkan kata-kata dan nada orang lain. Cari juga isyarat nonverbal. Nada dan bahasa tubuh seseorang mungkin memberi tahu Anda bagaimana perasaannya. Apakah orang lain bertunangan? Apakah mereka antusias dengan apa yang dikatakan atau apa yang mereka katakan? Apakah mereka menguap atau gelisah? Apakah Anda menguap atau gelisah? Seseorang yang melakukan kontak mata, tangannya tidak disilangkan, dan duduk di depan sedang terlibat dalam percakapan.

Menurut Contoh

Tidaklah cukup untuk mengatakan sesuatu, Anda harus menunjukkan bahwa Anda akan menindaklanjuti. Tunjukkan kepada orang lain bahwa Anda percaya pada apa yang Anda sampaikan. Seorang karyawan akan melihat ke manajer untuk melihat apa yang harus mereka lakukan dan apakah mereka melakukannya dengan benar. Misalnya, jika manajer tidak menyelesaikan pekerjaan tepat waktu atau tidak merespons tepat waktu. Maka karyawan tersebut mungkin juga merasa memiliki kelonggaran di sana. Jika Anda tidak “menjalaninya”, mengapa mereka harus melakukannya?

Tips ini dapat diterapkan untuk anggota tim di lingkungan kantor atau bekerja dari jarak jauh. Praktik terbaik tambahan diuraikan dalam entri blog ini, yang didasarkan pada pengalaman perusahaan kami dalam meningkatkan komunikasi karyawan.

Survei Karyawan

Pertimbangan penting lainnya, dan sering diabaikan, adalah survei karyawan. Melakukan survei karyawan tahunan dapat mencapai banyak tujuan. Selain terlibat dengan karyawan dan memastikan mereka merasa terinformasi sepenuhnya, survei ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi kekuatan dan peluang perusahaan. Survei karyawan berkualitas tinggi membutuhkan waktu dan perhatian. Untungnya, upaya ini sepadan. Dengan menawarkan survei karyawan tahunan, pemimpin perusahaan dapat melacak. Dengan lebih baik keseluruhan perbaikan atau penurunan di area perusahaan yang mungkin tidak terlihat setiap hari.

Logistik Survei Karyawan

Sederhananya, survei karyawan yang berdampak yang akan membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik membutuhkan investasi waktu dan sumber daya.

Lima Kunci Survei Karyawan yang Berdampak Meliputi:

  1. Gunakan perusahaan, platform, atau perangkat lunak survei pihak ketiga untuk mengoordinasikan survei dan membuat tabulasi hasilnya. Pendekatan ini memungkinkan kesempatan terbaik untuk menerima umpan balik yang jujur.
  2. Buat survei singkat, yang akan membantu memastikannya selesai.
  3. Sertakan pertanyaan terbuka dalam survei karyawan. Jangan mengandalkan pilihan ganda atau pertanyaan ya/tidak. Ajukan pertanyaan dengan formulir bebas/jawaban terbuka untuk memberikan kesempatan kepada karyawan untuk berbagi umpan balik. Jawaban bentuk bebas ini sering kali membantu bisnis memahami masalah yang mendasarinya.
  4. Rancang pertanyaan untuk menjadi langsung dan tanyakan apa yang ingin Anda ketahui. Luangkan waktu untuk memastikan pertanyaan fokus pada area di mana Anda menginginkan masukan. Pimpinan perusahaan harus membaca pertanyaan dengan lantang dan menyelesaikan survei sendiri sebelum menawarkan kepada semua karyawan. Anda juga dapat mempertimbangkan sekelompok kecil untuk menguji survei. Sehingga versi yang Anda bagikan dengan semua karyawan memiliki dampak yang semaksimal mungkin.
  5. Berikan waktu yang cukup bagi karyawan untuk menyelesaikan survei, tetapi jangan terlalu memperpanjang jadwal. Pertimbangkan kapasitas dan daya tanggap tim Anda saat menetapkan tenggat waktu penyelesaian yang ideal.

Pertanyaan Survei Karyawan Harus Fokus pada Setidaknya Lima Bidang:

  1. Layanan Pelanggan: Tanyakan apakah karyawan merasa bahwa mereka dan perusahaan secara lebih luas melayani klien sebagaimana mereka “mengiklankan”.
  2. Komunikasi Internal: Tanyakan bagaimana kinerja perusahaan dengan komunikasi internalnya. Apakah karyawan merasa bebas untuk mengomunikasikan masalah apa pun? Apakah mereka merasa didengarkan? Apakah mereka merasa menerima umpan balik yang berharga? Apakah rapat internal merupakan penggunaan waktu yang baik? Apakah karyawan memahami strategi perusahaan?
  3. Tinjauan Kinerja: Ini mungkin tampak tidak nyaman, tetapi mintalah umpan balik yang jujur ‚Äč‚Äčtentang tinjauan kinerja. Apakah tinjauan ini dilakukan secara teratur? Apakah frekuensinya terlalu banyak, tidak cukup, atau sudah tepat? Apakah karyawan tersebut merasa dihargai oleh perusahaan? Apakah karyawan tersebut memahami peran mereka di perusahaan? Apakah mereka percaya bahwa keterampilan mereka digunakan dan dihormati?
  4. Kompensasi dan Tunjangan: Survei karyawan yang efektif harus mencakup masalah yang sangat penting bagi karyawan. Dan Anda tidak boleh menghindari menangani kompensasi dan tunjangan. Apakah karyawan tersebut merasa diberi kompensasi yang adil? Apakah paket manfaat berharga bagi karyawan?
  5. Pengalaman Keseluruhan: Jangan lupa untuk menangkap jika seorang karyawan merasa terhubung dengan perusahaan. Tanyakan tentang pengalaman mereka yang luas dan menyeluruh. Apakah karyawan tersebut memahami visi/misi perusahaan? Apakah mereka melihat hubungan antara pekerjaan mereka dan pekerjaan perusahaan? Apakah mereka merasakan pencapaian pribadi? Apakah mereka bangga bekerja untuk perusahaan?

Mengolah Hasil Survei

Ketika perusahaan menerima hasil dari survei karyawan, para pemimpin senior harus bertemu untuk membahas hasil dan umpan balik tersebut. Pada akhirnya, hasil harus dirangkum untuk dibagikan dengan seluruh perusahaan bersama dengan rencana tindakan. Yang jelas tentang perubahan atau pembaruan yang akan dibuat sebagai hasil dari temuan. Soroti tema umum serta ketahui jika ada hal yang tidak dapat diperbaiki atau mengapa saran didengarkan tetapi tidak akan ditindaklanjuti. Ingat, Anda meminta umpan balik sehingga Anda perlu menghargai hasilnya dan menanganinya. Tindak lanjut ini sangat penting. Tindakan yang diambil pimpinan perusahaan setelah melakukan survei karyawan dapat memberikan energi dan memotivasi tim mereka.

Karena kita semua terus beradaptasi dengan realitas baru dan masa depan yang tidak pasti. Bisnis harus terus proaktif dalam cara mereka berkomunikasi, terlibat, dan memotivasi tim. Komunikasi tersebut harus jelas, langsung, dan konsisten. Bisnis jauh lebih mungkin untuk bertahan dari pergolakan saat ini dengan karyawan yang bersemangat yang merasa terhubung dan terinformasi.