Keberhasilan Perusahaan Anda Mulai Dengan Komunikasi

5 Langkah untuk Mengatur Proses Komunikasi Bisnis Anda

Proses komunikasi bisnis yang solid sangat penting untuk kebahagiaan karyawan dan pelanggan Anda. Pada akhirnya, ini mengarah pada stabilitas keuangan.

Satu laporan menemukan 29% karyawan percaya alat komunikasi internal mereka saat ini tidak berfungsi.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa mereka terdaftar:

Informasi yang tidak relevan, pengucilan, ketidakjujuran. Dan kurangnya akses ke informasi kunci adalah sesuatu yang mungkin juga dialami oleh tenaga kerja Anda sendiri.

Sebuah studi oleh Salesforce menemukan bahwa 86% eksekutif, karyawan. Dan pendidik menganggap komunikasi yang tidak efisien menjadi alasan di balik kegagalan di tempat kerja.

Kita tidak bisa lagi mengabaikan pentingnya kerja tim dan kimia serta dampaknya pada produktivitas, keterlibatan, dan advokasi karyawan. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda ikuti untuk memastikan proses komunikasi bisnis yang sukses.

1) Audit keadaan komunikasi bisnis Anda saat ini dan tetapkan tujuan

Apa pun tahapan bisnis Anda, Anda memerlukan rencana komunikasi bisnis.

Namun, Anda akan menjadikannya yang paling berguna. Jika Anda fokus pada area yang membutuhkan peningkatan terbesar saat ini. Dan bekerja dengan cara Anda ke semua area lain di kemudian hari.

Misalnya, ini mungkin beberapa alasan mengapa komunikasi Anda perlu ditinjau kembali:

  • Kepuasan karyawan rendah atau turnover tinggi
  • Output lebih rendah dari yang diharapkan di seluruh perusahaan
  • Pertumbuhan cepat yang mengarah pada kehilangan jejak informasi
  • Kurangnya transparansi informasi karena pekerjaan jarak jauh

Anda mungkin mengalami lebih dari satu, atau skenario yang sama sekali berbeda. Identifikasi dan tetapkan tujuan untuk proses komunikasi bisnis Anda berdasarkan hal itu. Misalnya, sasaran Anda dapat mencakup:

  • Tingkat pergantian karyawan atau tingkat kepuasan tertentu
  • Tingkat kepuasan pelanggan
  • Jumlah proyek selesai
  • Jumlah interaksi antar departemen

… Dan banyak lagi.

2) Identifikasi kelompok inti dalam organisasi Anda dan hubungannya satu sama lain

Lihatlah ke dalam struktur organisasi Anda dan semua kelompok yang terlibat dalam kemampuannya untuk berfungsi.

Perhatikan setiap kelompok yang membutuhkan informasi agar berfungsi. Ini harus mencakup:

  • Klasifikasi horisontal, yaitu departemen (operasi, pemasaran, desain, sumber daya manusia, penjualan, dukungan pelanggan, keuangan, dan lainnya)
  • Klasifikasi vertikal: profesional dalam tim, pemimpin tim, manajer departemen, eksekutif
  • Grup eksternal: pelanggan, pemasok, mitra, dan banyak lagi

Dari sini, mempertimbangkan pekerjaan yang mereka lakukan secara berkelanjutan dan hasil yang diharapkan dari mereka. Memetakan cara mereka perlu berkomunikasi agar pekerjaan mereka selesai.

Tergantung pada ukuran perusahaan Anda, ini mungkin tugas yang besar, jadi beri diri Anda banyak waktu. Beberapa pertanyaan utama yang harus dijawab adalah:

  • Tim dan orang mana yang harus berbicara dengan siapa setiap hari? Bagaimana dengan mingguan, dua mingguan, dan bulanan?
  • Komunikasi apa yang terjadi hanya ketika ada krisis yang sedang berlangsung?
  • Bagaimana manajer dan pemimpin tim mempertahankan kemajuan di departemen mereka? Bagaimana cara kerja pelaporan?
  • Apakah ada perpustakaan pengetahuan yang berpotensi mengurangi pertemuan dan percakapan yang tidak perlu?
  • Proyek dan proses mana yang membutuhkan persetujuan dari orang lain di perusahaan? Bagaimana persetujuan diminta dan difasilitasi?

Paling tidak, jawaban ini harus memberi Anda wawasan tentang jumlah email, pesan, panggilan, rapat, dan dokumen yang diperlukan agar segala sesuatu terjadi dalam kerangka waktu yang ditentukan.

3) Menentukan metode komunikasi

Selanjutnya, pilih metode komunikasi yang selaras dengan tujuan komunikasi bisnis Anda, serta interaksi antara kelompok inti di perusahaan Anda.

Tinjau daftar metode komunikasi yang telah kita bahas sebelumnya dan pastikan untuk menambahkan yang unik ke perusahaan Anda:

  • Komunikasi berbasis web
  • Pertemuan telepon
  • Konferensi video
  • Pertemuan tatap muka
  • Laporan dan dokumen resmi
  • Presentasi
  • Papan forum dan FAQ
  • Survei
  • Kegiatan manajemen pelanggan

Yang mana dari ini yang penting bagi organisasi Anda untuk mencapai tujuannya? Apa yang opsional dan mungkin melihat penolakan dalam adopsi? Yang mana yang membuat risiko menambahkan terlalu banyak alat dan harus disederhanakan?

Bersikap realistis tentang kebutuhan spesifik Anda.

Misalnya, startup lima orang di mana setiap orang bekerja di kantor yang sama kemungkinan akan fokus pada:

  • Komunikasi berbasis web
  • Pertemuan tatap muka
  • Manajemen pelanggan

Perusahaan dengan 50 orang yang sepenuhnya terpencil akan menginvestasikan lebih banyak sumber daya ke:

  • Konferensi telepon dan video
  • Mendokumentasikan organisasi untuk dapat dengan tekun melacak proses mereka

Perusahaan global besar mungkin akan menggunakan semua metode komunikasi yang terdaftar dan memiliki tim khusus untuk banyak dari mereka.

4) Pilih alat yang tepat

Tidak ada buku pegangan yang mendefinisikan alat mana yang terbaik untuk setiap tujuan.

Gmail versus Outlook. Google Drive versus Dropbox. Obrolan santai versus Nextiva.

Pertempuran berlanjut, tetapi pilihan Anda sepenuhnya tergantung pada preferensi Anda dan tenaga kerja Anda.

Meskipun kami tidak dapat memberi Anda daftar alat perangkat lunak dan membiarkannya. Kami dapat membagikan kiat ini untuk memilih alat yang tepat:

  • Gunakan penyimpanan cloud untuk menyimpan dokumen penting dan data lainnya. Aktifkan sinkronisasi dan cadangan otomatis untuk menghindari kesalahan manusia dan lupa untuk menyimpan informasi secara manual.
  • Gunakan platform tunggal untuk email dan kalender.
  • Gunakan alat tunggal untuk pesan obrolan. Misalnya, jika beberapa orang menggunakan Slack dan
  • Hangouts lain di Gmail mereka, itu akan menciptakan gesekan dan memperlambat komunikasi.
  • Menerapkan sistem telepon VoIP bisnis yang mudah digunakan dan andal jika banyak pertemuan Anda terjadi dari jarak jauh.
  • Kembangkan pedoman merek dan editorial yang merinci nada suara dan penggunaan elemen merek.
  • Dengan cara ini, semua komunikasi disatukan, secara internal dan eksternal.

5) Dokumentasikan prosesnya

Terakhir, catat semua yang Anda lakukan sepanjang pengaturan ini dan ubah menjadi dokumen bersama yang terlihat oleh seluruh organisasi.

Dengan cara ini, setiap karyawan dapat merujuk pada rencana komunikasi yang dikembangkan dengan sengaja . Dan memutuskan tindakan terbaik untuk situasi yang mereka hadapi.

Dokumen ini juga akan membantu karyawan yang baru naik ke kapal dengan mudah memahami semua alat dan praktik komunikasi terbaik.

Anda dapat membuat pengingat kalender berulang untuk diri sendiri dan tim Anda untuk mengunjungi kembali dokumen sekali dalam seperempat. Dengan cara ini, Anda akan memastikan paket tersebut masih memenuhi tujuan terbaiknya dan memperbaruinya jika perlu.

Keberhasilan Perusahaan Anda Mulai Dengan Komunikasi

Komunikasi yang buruk membawa terlalu banyak risiko bagi organisasi untuk dihitung.

Namun, komunikasi yang baik membawa peluang bagi keterlibatan karyawan dan pelanggan yang luar biasa. Ini menciptakan kejelasan, keluaran yang lebih signifikan, dan pertumbuhan pendapatan dan laba.

Terkait: Apa Itu Telepon VoIP & Bagaimana Cara Kerjanya?

Apakah Anda memiliki sistem komunikasi bisnis atau belum membangunnya, ingatlah untuk:

  • Tetapkan dan tinjau kembali tujuan komunikasi Anda sebagai perusahaan berdasarkan kondisi komunikasi saat ini di perusahaan Anda
  • Identifikasi semua orang yang terlibat dalam proses yang membuat perusahaan Anda melakukan tugasnya, hari demi hari
  • Menganalisis kebutuhan mereka untuk berkomunikasi satu sama lain dan mengidentifikasi metode yang memungkinkan aliran informasi
  • Cari alat dan platform yang paling tepat yang akan memungkinkan metode yang Anda identifikasi
  • Bagikan pengaturan ini secara transparan dengan seluruh organisasi

Sebagai hasilnya, Anda akan melihat orang-orang yang bahagia dan produktif bersemangat untuk mengerjakan proyek. Dan menciptakan hasil yang bermakna untuk kepentingan semua orang yang terlibat.