Komunikasi Bisnis Tahun 2020: Bahasa Baru yang tidak Dipahami Semua Orang

Sekarang, lebih dari sebelumnya kita ada di dunia bisnis yang sangat beragam. Tidak hanya dalam hal sumber daya manusia kami tetapi juga dalam hal sistem dan media sosial saat ini. Plusnya banyak. Dengan komunitas peserta yang beragam, kami menurunkan risiko untuk terus melakukan hal-hal dengan cara yang sama. Terlepas dari catatan kesuksesan dan kegagalan kami di masa lalu. Tidak dapat disangkal bahwa keragaman sistem dan media sosial diterima dengan baik di dunia proyek. Selain itu, kami diperkenalkan dengan saluran baru untuk pertumbuhan industri. Tetapi di mana ada pertumbuhan, tantangan baru muncul dan menyebabkan kita duduk dan memperhatikan. Dengan bertambahnya jumlah sistem dan perspektif, muncul peningkatan risiko bahwa pesan yang kami coba komunikasikan tidak ditafsirkan dengan benar. Dan ketika komunikasi bisnis rusak, bisnis juga rusak.

Apa Dampak Perspektif?

Setiap kali kita masuk ke sebuah ruangan, perspektif kita berubah. Ini bukan hanya puncak dari sejarah kita. Termasuk di mana kita dilahirkan, sekolah yang kita hadiri, dan sikap serta cara pandang orang-orang yang membesarkan kita. Ini juga hasil dari hal-hal yang sederhana seperti betapa menantang hari kita. Atau bahkan apakah kita memiliki perjalanan yang baik ke tempat kerja. Semua pengalaman ini, lama dan baru, menambah perspektif kita saat ini pada saat tertentu. Dan perspektif kita memengaruhi interpretasi kita tentang hal-hal di sekitar kita. Ditambah fakta bahwa kita memiliki kecenderungan untuk menyingkat dan mempersingkat kata-kata dalam kosa kata kita. Dan dalam teknologi, kita MENCINTAI akronim kita! Bahkan melalui semua perubahan dan manipulasi bahasa Inggris ini. Bagaimanapun juga, kami masih berasumsi bahwa setiap orang menafsirkan kata dan istilah dengan cara yang sama. Tapi inilah kickernya. Kami tidak. Faktanya, tidak ada yang bisa lebih jauh dari kebenaran.

Tidak Meyakinkan? Berikut ini Beberapa Contohnya

Contoh pertama ini adalah dari proyek yang saya kerjakan untuk mengimplementasikan teknologi. Tujuannya untuk perencanaan sumber daya perusahaan, yang biasa disebut sebagai ERP. Selama proyek tersebut berlangsung, telah dikomunikasikan kepada pemangku kepentingan bisnis bahwa saya adalah orang yang tepat untuk semua hal ERP. Suatu sore, pada satu hari biasa, saya diberitahu untuk membatalkan semuanya. Karena sesuatu telah terjadi, dan saya perlu menghadiri pertemuan ERP darurat. Saya segera menelepon tim saya untuk menanyakan apakah ada sesuatu yang terjadi. Seperti yang saya duga, semuanya tampak berjalan baik dengan proyek tersebut. Seperti yang diinstruksikan, saya meninggalkan semuanya dan menuju ke rapat ERP, cukup khawatir bahwa saya telah melewatkan sesuatu yang penting. Ternyata, telah terjadi insiden di lokasi di salah satu pabrik mereka dan saya menghadiri rapat Perencanaan Tanggap Darurat. Yang mana saya tidak tahu apa-apa…

Masalah ini menunjukkan tantangan yang terjadi ketika kita mengandalkan penggunaan akronim. Pengungkapan penuh, saya percaya bahwa pada suatu waktu saya adalah bagian dari masalah. Pada tahun 1990-an implementasi teknologi sangat bergantung pada organisasi proyek. Tim kami akan ditugaskan untuk membangun sistem tertentu. Kami kemudian dimasukkan ke dalam organisasi tersebut, yang kami tidak tahu apa-apa. Ingatlah bahwa ini terjadi sebelum kami dapat melakukan pencarian Google. Jika begitu, kami akan dengan cepat mempersenjatai diri dengan pengetahuan yang cukup untuk melakukan kerusakan. Pada saat itu, kami tahu lebih sedikit. Beberapa kasus merupakan berkah. Sebagai manusia, kita cenderung cepat menarik kesimpulan dari sekecil apa pun informasi yang sempat kita baca.

Pengumpulan Informasi

Dipersenjatai dengan sedikit informasi perusahaan yang dapat kami kumpulkan, kami sering kali menemukan kata yang menurut kami keren. Kata ini untuk menggambarkan sistem yang akan kami bangun. Kemudian kami akan memutuskan untuk apa setiap huruf dari kata keren itu dan kami akan mendeklarasikannya sebagai “akronim”. Hanya bab lain dalam teknologi manual yang aneh-tapi-benar.

Contoh kedua ini adalah milik seorang teman baik yang bekerja dengan ISP besar. Tantangan yang dia hadapi dalam organisasinya adalah penamaan dan tanggung jawab departemen yang berbeda. Sejujurnya, masalah ini sangat kompleks sehingga saya kesulitan mengikuti apa yang dia katakan. Namun ternyata, ada dua divisi fasilitas yang berbeda. Satu disebut Fasilitas Teknis, dan satu lagi disebut Operasi Fasilitas. Keduanya tampak melakukan hal yang sama, dan uraian tugas karyawan identik. Tantangannya adalah bahwa kebingungan ini menyebabkan pertengkaran terus-menerus mengenai departemen mana yang bertanggung jawab untuk apa. Selain itu, ini telah menciptakan putaran persetujuan tanpa akhir. Karena jika salah satu departemen memiliki permintaan yang mengalir melalui yang lain, permintaan itu secara otomatis ditolak.

Penyusunan Struktur Organisasi

Bisa dipastikan bahwa pada suatu saat ada komite yang mengurung diri di dalam ruangan untuk menyusun struktur organisasi. Mungkin setidaknya salah satu peserta adalah teknis dan akrab dengan dunia proyek. Dan mungkin setidaknya satu berasal dari dunia operasi sehari-hari. Mereka mungkin telah menentukan bahwa Fasilitas Teknis akan bertanggung jawab untuk bekerja. Tentunya dengan proyek-proyek modal dan Operasi Fasilitas akan membantu pemeliharaan sehari-hari. Logikanya tampaknya memiliki latar belakang yang kuat. Tetapi tingkat kerusakan proses tampaknya berkorelasi langsung dengan pergantian karyawan, eksekutif, dan sistem. Garis yang berbeda berubah menjadi abu-abu dan program pelatihan untuk karyawan baru dihentikan. Karyawan baru tidak diberi tahu bahwa dulu ada garis yang berbeda. Dan untuk melakukan pekerjaan sebaik mungkin, mereka akomodatif dan produktif. Dengan tidak adanya proses perubahan formal, sistem yang dibangun untuk menampung penghuni sebelumnya tidak lagi masuk akal. Akibatnya adalah pertikaian dan penurunan produktivitas.

Melalui semua pertumbuhan teknologi, berbagai metodologi yang dikembangkan untuk mengukur dan meningkatkan proses bisnis dan komunikasi bisnis. Dan banyaknya standar kepatuhan peraturan yang terpaksa kami tanggung, entah bagaimana kami telah berakhir dengan lebih banyak masalah daripada sebelumnya. Kami tidak hanya kehilangan kemampuan untuk mengkomunikasikan informasi kepada orang-orang yang penting. Tetapi proses yang akan memperbaiki bencana yang tertunda ini adalah proses yang pertama-tama harus dikeluarkan dari anggaran.

Proses komunikasi bisnis perlu kita kunjungi kembali

Orientasi

Pengetahuan perusahaan – dan komunikasi bisnis – dimulai dengan proses orientasi. Tujuannya adalah untuk memberi nasihat dan mencerahkan kepada karyawan baru tentang budaya perusahaan. Termasuk rencana strategis, bagan organisasi, dan alat serta proses yang akan mereka perlukan untuk belajar dan menggunakannya. Pertimbangkan untuk mendistribusikan glosarium istilah selama proses orientasi. Sehingga bahasa umum dan akronim yang digunakan di kantor dibagikan dan tidak bergantung pada imajinasi.

Latihan

Salah satu tanda bahaya paling umum yang saya temui adalah penggunaan istilah “intuitif” saat mengacu pada sistem apa pun. Teknologi menjadi semakin kompleks. Beberapa kompleksitas ini didorong oleh kebutuhan, sementara sebagian besar didorong oleh pemasaran yang efektif. Teknologi tidak intuitif. Meskipun itu adalah pernyataan yang luas, saya mendukungnya. Beberapa teknologi mungkin intuitif bagi sebagian orang dengan perspektif yang sangat jelas. Tetapi tidak ada teknologi yang intuitif bagi semua orang. Pelatihan adalah kebutuhan tidak hanya untuk menggunakan teknologi baru. Tetapi juga untuk membangun dan mendidik karyawan tentang bahasa yang sama di belakang sistem dan di belakang organisasi. Pelatihan juga harus menjadi komitmen berkelanjutan. Ini seharusnya bukan sesuatu yang diluncurkan dengan sistem atau proses baru dan kemudian segera dilupakan. Ini harus ditinjau kembali oleh karyawan jangka panjang dan tersedia untuk karyawan baru.

Proses yang Terdokumentasi

Saya suka diagram swimlane. Sebuah proses yang membutuhkan sebuah buku untuk dideskripsikan, dapat digambar pada diagram satu halaman dan mudah diikuti. Di dunia yang sempurna, setiap proses yang diikuti dalam organisasi akan didokumentasikan. Jika kita mengandalkan seorang karyawan yang sedang menuju ke luar untuk melatih penerus mereka dengan cepat, kita akan menghadapi kekalahan. Ini tidak mempertimbangkan teknik belajar berbeda yang bekerja untuk berbagai tipe kepribadian. Selain itu, karyawan yang masuk belum memahami bahasa khusus untuk perusahaan itu, dan bahkan khusus untuk departemen itu. Mereka akan menafsirkan percakapan berdasarkan perspektif mereka, dan bukan karena kesalahan mereka, hal ini dapat menimbulkan bencana.

Ingat, Komunikasi Bisnis bukan tentang Pengirim

Kami dikondisikan untuk berpikir bahwa komunikasi bisnis adalah tentang pengirim. Kepuasan instan itu kita rasakan saat kita menekan tombol kirim di email. Sebenarnya ada komponen biologis yang mirip dengan kecanduan lainnya. Endorfin dilepaskan dan kami meyakinkan diri kami sendiri bahwa “masalah” bukan lagi milik kami. Kenyataannya adalah bahwa semua komunikasi, terutama komunikasi bisnis, adalah tentang penerima. Jika pesan tidak dipahami setelah diterima, itu tidak dianggap sebagai komunikasi dan secara default, pengirimlah yang menyebabkan gangguan.