Mengapa Teknik Komunikasi Bisnis Dibutuhkan? Dan Cara Mengimprovisasinya

Saat ditanya dalam wawancara kerja, “Apakah Anda komunikator yang baik?” reaksi nalurimu adalah, “Tentu saja!” Namun, kenyataannya adalah, kita semua dapat menyempurnakan keterampilan komunikasi kita, baik Anda baru di kantor maupun sebagai kepala bagian hukum. Kolom ini akan menjelaskan, menggunakan statistik yang mengejutkan. Mengapa komunikasi bisnis yang baik itu penting. Dan juga, bagaimana meningkatkan komunikasi Anda dan perusahaan Anda.

Dari Angka di Masyarakat

Meskipun ada banyak penyebab komunikasi tempat kerja yang buruk, kurangnya waktu yang dihabiskan untuk itu tampaknya bukan masalahnya. Menurut Polly, “waktu yang dihabiskan untuk menelepon, mengirim email, dan rapat telah meningkat. Drastisnya, 25 persen menjadi 50 persen dalam dua dekade terakhir.” Bagaimanapun, komunikasi yang baik lebih dari sekedar mengirimkan pesan. Mereka harus disampaikan secara berdampak.

Setiap hari, 205,6 miliar email dikirim ke seluruh dunia. Tetapi hanya sepertiga email yang benar-benar dibuka. Meskipun perusahaan menyelenggarakan rata-rata 61 rapat per bulan. Terbukti 39 persen orang tidur sepanjang rapat, dan 73 persen melakukan pekerjaan lain selama rapat tersebut.

Artikel Polly yang sama menunjukkan email yang tidak perlu. Rapat yang panjang ini dapat merugikan perusahaan, terutama dengan keterlibatan karyawan:

“Karyawan yang merasa dihormati oleh majikan mereka. Keterlibatan di tempat kerja 87 persen lebih kecil kemungkinan untuk meninggalkan dan mencari pekerjaan baru. Namun hanya 38 persen karyawan yang mengatakan bahwa perusahaan memperlakukan mereka dengan hormat.”

Kerugian Komunikasi Buruk

Komunikasi yang buruk dapat menyebabkan karyawan menjadi frustrasi karena waktu mereka tidak dihargai. Namun, ketika karyawan sengaja terlibat, hal itu memberikan hasil yang nyata. Menurut bluesource: “Produktivitas meningkat hingga 25 persen dalam organisasi dengan karyawan yang terhubung.”

Selain pergantian karyawan, keuangan perusahaan juga terkuras oleh komunikasi yang buruk. Menurut laporan Holmes, pemimpin PR global menemukan:

“[US $37 miliar] Adalah total perkiraan biaya kesalahpahaman karyawan (termasuk tindakan atau kesalahan kelalaian oleh karyawan yang telah salah paham atau salah informasi tentang kebijakan perusahaan, proses bisnis, fungsi pekerjaan, atau kombinasi ketiganya) di … perusahaan di Amerika Serikat dan Inggris.”

Beberapa dari statistik ini mungkin sedikit mengkhawatirkan, jadi bagaimana kita mengatasi masalah pemborosan ini? Berikut adalah rekomendasi tentang cara meningkatkan keterampilan komunikasi Anda dan organisasi Anda.

Transparan

Untuk menunjukkan bahwa perusahaan peduli dengan karyawannya, mereka harus transparan. Saya yakin kita semua pernah bekerja di perusahaan yang segala sesuatunya terasa seperti rahasia yang hanya diketahui oleh manajemen. Jenis budaya itu menumbuhkan ketidakpuasan.

Tentu saja, manajemen tidak bisa membocorkan semua yang terjadi di sebuah perusahaan, tapi mereka harus berusaha seterbuka mungkin. Dengan begitu, karyawan merasa diterima dan menjadi bagian dari rencana keseluruhan organisasi.

Sebagai penasihat internal, kita memiliki kewajiban untuk memastikan kerahasiaan. Namun, bukan berarti kami tidak dapat mendukung upaya manajemen senior untuk bersikap transparan jika tidak merugikan perusahaan.

Kita juga bisa transparan dalam pekerjaan kita sehari-hari. Misalnya, saya telah berkolaborasi dengan manajer kontrak dan analis yang hebat. Seiring waktu, saya belajar bahwa saya dapat mempercayai mereka. Oleh karena itu, saya berterus terang kepada mereka tentang batasan yang tidak diperlukan dalam negosiasi.

Transparansi tersebut mengisyaratkan kepada analis kontrak bahwa saya mempercayai mereka. Mempercepat proses negosiasi dan pada akhirnya memperkuat hubungan perusahaan saya dengan klien dan vendor kami.

Mendengarkan Secara Aktif

Mendengarkan secara aktif adalah alat komunikasi yang diabaikan. Selama siklus kerja yang sibuk, Anda dapat dengan mudah melakukan banyak hal saat seseorang berbicara dengan Anda. Namun, jika kita tidak benar-benar mendengarkan seseorang untuk memahami pesan mereka, kita melakukannya, perusahaan kita, dan diri kita sendiri merugikan.

Misalnya, jika Anda meninjau kontrak dan seseorang mampir ke kantor Anda dengan sebuah pertanyaan, Anda punya banyak pilihan. Mari kita ambil tiga dari opsi itu:

  1. Anda dapat setengah mendengarkan orang tersebut sambil mengawasi ponsel dan komputer Anda dan terus meninjau kontrak.
  2. Anda dapat menghentikan semua yang Anda lakukan, berpaling ke orang tersebut, dan melakukan percakapan yang produktif dengan mereka.
  3. Jika Anda berada di tengah-tengah sesuatu yang perlu diselesaikan. Anda dapat mengatur untuk bertemu dengannya di lain waktu ketika Anda dapat memberikan perhatian penuh.

Jika Anda memilih opsi kedua atau ketiga. Anda akan belajar lebih banyak dari orang yang berbicara dengan Anda. Kemungkinan, dapat lebih baik membahas apa yang mereka diskusikan dengan Anda. Jika Anda memilih opsi pertama. Anda mungkin terpaksa melakukan percakapan yang sama lagi. Itu karena Anda melewatkan elemen-elemen utamanya untuk pertama kalinya. Atau Anda mungkin harus mengulanginya jika Anda salah memahami pertanyaan tersebut dan mulai mengerjakannya.

Periksa Pemahaman Mereka

Alat mendengarkan aktif yang luar biasa adalah untuk memeriksa pemahaman. Misalnya, Anda menjelaskan konsep yang rumit kepada rekan kerja. Mungkin membantu untuk bertanya, “Apakah itu masuk akal?” Dengan cara ini, kolega Anda memiliki kesempatan untuk mengatakan, “Tidak,” dan memberi tahu Anda jika ada kesalahpahaman. Demikian pula, jika seorang kolega sedang menjelaskan sesuatu kepada Anda, ulangi dasar-dasarnya kembali kepada mereka. Ini memastikan bahwa Anda tidak salah memahami pesan mereka.

Karena perhatian kita sering kali berubah-ubah dan karena kita sering hanya mendengarkan rekan kerja kita. Tidak benar-benar mendengarkan. Kita menghabiskan banyak waktu untuk membereskan miskomunikasi, mundur, dan memperbaiki kesalahan.

Bayangkan sebuah organisasi dengan orang-orang yang semuanya mempekerjakan mendengarkan secara aktif. Anda tidak perlu mengulangi diri Anda sendiri sebanyak yang Anda lakukan sekarang. Akan ada lebih sedikit kesalahpahaman. Rapat dan panggilan telepon akan lebih produktif. Moral karyawan akan lebih tinggi.

Komunikasikan dengan Baik ke Seluruh Lapisan

Kebutuhan akan komunikasi yang lebih baik tidak terbatas pada karyawan muda atau pemula. Apa pun jabatan Anda, Anda dapat meningkatkan komunikasi bisnis. Faktanya, “kepemimpinan senior” menempati peringkat kedua di Kincentric: A Spencer Stuart Company (sebelumnya, AON) daftar peluang keterlibatan teratas. Laporan Holmes yang disebutkan di atas juga mengkonfirmasi ini:

“Perusahaan yang memiliki pemimpin yang merupakan komunikator yang sangat efektif memiliki total pengembalian 47 persen lebih tinggi. Khususnya kepada pemegang saham selama lima tahun terakhir. Dibandingkan dengan perusahaan yang memiliki pemimpin yang merupakan komunikator yang paling tidak efektif.”

Untuk memfasilitasi percakapan antara pemimpin karyawan dan tim. Pertimbangkan untuk menggunakan saluran komunikasi digital di tempat kerja, seperti Slack, Jabber, atau Microsoft Teams.

Sebagai penasihat internal, jika Anda memiliki pengaruh untuk memengaruhi perubahan. Dorong manajemen senior untuk menjadi komunikator yang efektif akan membantu organisasi Anda dengan baik. Jika Anda tidak memiliki modal sosial itu, tingkatkan gaya komunikasi Anda dan harap orang lain memimpin Anda.

Gunakan Macam-macam Metode Komunikasi

Menggunakan gaya komunikasi yang berbeda dapat membantu menyebarkan pesan lebih cepat. Baru-baru ini saya berbicara dengan direktur komunikasi perusahaan yang menggambarkan taktiknya saat mengkomunikasikan perubahan dalam praktik perusahaan. Organisasi tersebut memberi tahu karyawannya untuk menekan enam alih-alih sembilan ketika memanggil nomor telepon eksternal.

Strategi departemennya termasuk memasang tenda meja dan tanda di seluruh gedung. Juga mengirimkan pembaruan melalui email, dan mendistribusikan pengingat ukuran kartu nama. Ini brilian. Karyawan sibuk. Seperti yang ditunjukkan statistik, mereka bahkan tidak membaca semua email atau memperhatikan saat rapat.

Berbagi pesan melalui berbagai cara akan meningkatkan kemungkinan staf melihat pesan tersebut. Karyawan pasti akan melihat pengingat fisik, dan jika tidak, kolega mereka mungkin akan memberi tahu mereka. Oleh karena itu, promosi dari mulut ke mulut dapat membantu menyebarkan pesan Anda lebih jauh.

Ketahui Pendengar dan Pesan

Saat berkomunikasi dengan seseorang yang bekerja dengan Anda secara teratur, kenali audiens Anda. Artinya, jika Anda tahu seseorang membaca emailnya, kirimkan kembali. Jika Anda tahu kolega lain berkomunikasi paling baik melalui telepon, hubungi dia.

Selalu bagikan informasi sesuai dengan kebijakan privasi dan keamanan data perusahaan Anda. Dorong orang lain untuk melakukan hal yang sama. Jika informasi itu sensitif atau rahasia, berhati-hatilah dan bagikan (atau jangan) sepantasnya. Setiap orang di perusahaan harus berhati-hati tentang informasi sensitif dan kita. Sebagai penasihat internal, memiliki kesempatan unik untuk menjadi pemimpin yang bertanggung jawab dalam menjaga data sensitif.

Hargai Komunikasi Antar Generasi

Bekerja dengan orang-orang dari segala usia menguntungkan perusahaan, karena hal itu menambah pemikiran yang beragam ke kantor. Namun, generasi yang berbeda (atau orang yang berbeda, tanpa memandang usia) mungkin memandang komunikasi secara berbeda. Statistik berikut dari artikel bluesource yang disebutkan. Yang sebelumnya memberikan gambaran tentang tantangan yang dihadapi tempat kerja dengan preferensi komunikasi yang berbeda:

  • Sekitar seperempat karyawan menganggap email adalah pembunuh produktivitas utama.
  • 78 persen orang yang mengirim pesan teks berharap mereka dapat melakukan percakapan teks dengan bisnis.
  • 81 persen generasi milenial menganggap “teknologi mutakhir” sangat penting untuk lingkungan kerja yang ideal daripada fasilitas atau fasilitas.
  • 44 persen karyawan menginginkan penggunaan alat komunikasi internal yang lebih luas.
  • 49 persen milenial mendukung alat sosial untuk kolaborasi di tempat kerja.
  • 74 persen dari semua orang dewasa online lebih memilih email sebagai metode komunikasi komersial utama mereka.

Jika Anda tidak dalam peran kepemimpinan, mungkin sulit untuk melakukan perubahan di seluruh perusahaan. Namun, pada tingkat individu, Anda dapat mengenal audiens Anda dan berkomunikasi dengan sesuai.

Sebagai bagian dari tim hukum, Anda juga dapat membantu menyusun kebijakan komunikasi. Misalnya, kebijakan membawa perangkat Anda sendiri (BYOD) dan dapat menyelesaikan beberapa masalah komunikasi. Anda juga dapat menawarkan nasihat manajemen risiko kepada manajemen senior.

Secara keseluruhan, dengan opsi komunikasi yang berbeda di tempat kerja, hormati preferensi satu sama lain. Lalu jelaskan dengan jelas mengapa Anda lebih memilih metode komunikasi tertentu.

Ikuti Perkembangan Teknologi dan Gaya Kerja 2020

Dengan teknologi yang terus berkembang, terkadang metode komunikasi kita sulit untuk mengikutinya. Misalnya, sebuah studi Gallup menunjukkan bahwa 43 persen karyawan AS bekerja dari jarak jauh pada suatu waktu.

Agar program karyawan jarak jauh efektif, penting bahwa organisasi membuat kebijakan yang mendukung pekerja jarak jauh. Pekerja jarak jauh dipastikan tetap terhubung melalui panggilan telepon, konferensi video, dan email. Saat ditangani secara efektif, pekerja jarak jauh dapat terhubung sama seperti pekerja di lokasi.

Bermitra dengan Para IT

Sebagai penasihat internal, kita harus waspada terhadap karyawan telecommuting yang mematuhi kebijakan data perusahaan. Untuk menghindari masalah ini, bermitra dengan manajemen senior dan IT. Untuk memastikan bahwa Anda menangani di mana dan bagaimana data disimpan dan dibagikan.

Masalah lainnya adalah kemampuan karyawan untuk “melepaskan diri”. Keterhubungan yang terus-menerus ini bisa menjadi berkah dan kutukan. Sungguh suatu berkah bisa bekerja dari mana saja. Tetapi itu adalah kutukan untuk terus merasakan tekanan untuk tampil.

Lewatlah sudah hari-hari untuk pulang dan tidak terjangkau oleh pekerjaan. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa undang-undang upah dan jam kerja dipatuhi. Bahwa karyawan juga harus menjaga keseimbangan kehidupan kerja yang sehat.

Bayangkan Cara Memberi Pesan

Bayangkan diri Anda pergi ke restoran. Server Anda memberi tahu Anda bahwa mereka kehabisan hidangan yang ingin Anda makan. Jika server Anda sembarangan mengatakan, “Kami kehabisan itu,” itu mungkin membuat Anda kesal. Namun, jika server Anda berkata, “Maaf, kami kehabisan itu. Saya ingin memberi Anda sesuatu yang lain yang akan Anda nikmati, “itu membuat perbedaan besar. Pesannya sama, tetapi nadanya dapat mengubah cara persepsinya.

Ini membantu untuk memikirkan dengan siapa Anda berbicara. Jika Anda memiliki hubungan sebelumnya dengan seseorang, Anda mungkin mengenalnya dengan baik harus menyesuaikan pesan Anda dengan mereka. Jika saya tahu saya sedang berbicara dengan seseorang yang mungkin sedikit sensitif, saya dapat menyampaikan pesan saya sebagaimana mestinya. Jika saya tahu saya sedang berbicara dengan kolega yang paling belajar secara visual tentang kontrak dengan entitas yang kompleks. Mungkin saya akan membuat sketsa.

Jika saya tidak mengenal orang yang saya ajak bicara dengan baik. Saya berusaha untuk menjelaskan pesan saya. Lalu melihat bagaimana mereka menanggapinya dan memahaminya. Ini adalah salah satu dari banyak manfaat dari keterampilan mendengarkan secara aktif.

Topik tentang bagaimana berkomunikasi yang lebih baik bisa menghabiskan banyak buku. Tetapi pesan intinya adalah terus bekerja untuk menjadi komunikator yang lebih baik. Karena menghemat waktu Anda dan perusahaan Anda, sakit kepala, dan, seringkali, uang.