Komunikasi Bisnis yang Efektif

Komunikasi adalah bagian alami dari kehidupan kita sehari-hari sebagai manusia.

Terhubung dengan orang lain adalah bagian dari bagaimana kita berkembang dan bertahan hidup, terutama di dunia transformasi digital. Jadi, jika komunikasi sangat organik, mengapa begitu sulit untuk mempertahankan percakapan yang benar?

Dalam pengaturan sosial standar, kata-kata yang salah atau nada yang dipilih dengan buruk menyebabkan pertengkaran, hubungan yang rusak dan persahabatan yang rusak. Di tempat kerja, kurangnya komunikasi bisnis yang efektif bahkan lebih merugikan. Karyawan yang tidak dapat berkomunikasi dengan benar tidak produktif, tidak termotivasi dan lebih mungkin meninggalkan bisnis Anda.

Masalahnya adalah, sementara banyak perusahaan berfokus pada merumuskan pesan yang tepat untuk audiens target mereka. Para pemimpin bisnis sering lupa bahwa komunikasi yang hebat dimulai dari dalam.

Jika Anda ingin organisasi Anda berkembang, maka Anda perlu membuat beberapa perubahan sederhana, tetapi penting bagi budaya perusahaan Anda.

Berita bagus? Kami akan membantu memulai solusi komunikasi bisnis Anda. Pada saat Anda selesai membaca, Anda akan memahami pentingnya komunikasi bisnis yang efektif. Dan elemen-elemen mana yang perlu Anda tempatkan untuk membantu perusahaan Anda berkembang

Apa komunikasi bisnis yang efektif?

Mari kita mulai dengan beberapa pertanyaan dasar:

“Apa itu komunikasi bisnis yang efektif,” dan bagaimana strategi yang tepat membantu perusahaan Anda berkembang?

Elemen penting dari komunikasi bisnis yang efektif. Seperti umpan balik teratur dan penggunaan istilah industri yang konsisten. Lalu memastikan bahwa semua orang di organisasi Anda beroperasi pada halaman yang sama. Ketika semua orang memahami apa yang diperjuangkan perusahaan Anda. Apa yang Anda coba capai, dan apa yang perlu mereka lakukan, bisnis Anda dapat berjalan jauh lebih lancar.

Meskipun tidak ada strategi satu ukuran untuk semua untuk komunikasi yang andal. Teknik komunikasi bisnis yang paling efektif ditentukan oleh fitur-fitur berikut, yaitu:

  • Ringkas: Dalam dunia bisnis yang serba cepat saat ini, membayar untuk langsung ke pokok permasalahan. Jaga pesan Anda tetap jelas dan jelas sehingga karyawan dapat bertindak cepat.
  • Lengkap: Pastikan bahwa pesan Anda menyertakan semua informasi yang dibutuhkan karyawan Anda untuk menyelesaikan tugas dengan cepat dan akurat.
  • Percakapan: Pastikan nada bicara Anda tepat saat berkomunikasi dengan karyawan. Anda ingin mendorong mereka untuk berkinerja baik, daripada menggonggong pesanan di tim Anda.
  • Jelas: Dengan komunikasi bisnis yang efektif, semakin cepat Anda dapat menyampaikan maksud Anda, semakin baik. Jika informasi Anda rumit atau sulit dipahami, maka hasilnya bisa berupa konfrontasi atau kesalahan yang tidak perlu.
  • Pertimbangan: Pastikan bahwa karyawan Anda selalu memiliki kesempatan untuk mengajukan pertanyaan dan mendapatkan kejelasan tentang instruksi yang mungkin tidak mereka pahami.
  • Keyakinan: Keyakinan adalah salah satu karakteristik paling penting dari komunikasi bisnis yang efektif. Staf Anda perlu tahu bahwa Anda tahu apa yang Anda bicarakan.
  • Dicentang: Pastikan Anda selalu memeriksa ulang data Anda sebelum meneruskan informasi ke tim Anda.

Mengapa komunikasi yang efektif penting dalam bisnis?

Jadi, sekarang Anda tahu jawaban untuk “Apa komunikasi bisnis yang efektif?” Saatnya menentukan mengapa pesan yang tepat penting bagi perusahaan Anda.

Pentingnya komunikasi bisnis yang efektif sulit ditaksir terlalu tinggi. Jika orang-orang Anda tidak dapat berbagi ide dan saling memahami, maka mereka tidak dapat mencapai tujuan bisnis Anda. Komunikasi adalah dasar dari pertumbuhan perusahaan Anda. Tanpa struktur awal itu di tempat, segala sesuatu yang lain akan berantakan.

Manfaat Dari Komunikasi Bisnis

Berikut adalah beberapa manfaat paling signifikan dari komunikasi bisnis yang efektif:

  • Membangun dan memelihara hubungan: Komunikasi yang sangat baik di tempat kerja membangun hubungan antara anggota staf. Semakin nyaman orang Anda bekerja bersama, semakin baik kinerjanya. Komunikasi bisnis yang efektif juga dapat menciptakan hubungan antara karyawan Anda dan merek Anda, meningkatkan peluang advokasi karyawan Anda.
  • Meningkatkan kreativitas dan inovasi: Dalam lingkungan bisnis yang serba cepat saat ini. Perusahaan yang berkembang adalah perusahaan yang dapat menghasilkan ide-ide terbaru dan paling menarik. Lihat saja inovator seperti Virgin misalnya. Saat orang dapat berkomunikasi dengan baik, mereka dapat berbagi dan membangun ide dengan lebih mudah untuk merek Anda. Mereka juga akan merasa lebih nyaman mengkomunikasikan konsep-konsep itu kepada para pemimpin, daripada menyimpannya untuk diri mereka sendiri.
  • Produktivitas dan tujuan yang lebih besar: Komunikasi bisnis yang efektif bukan hanya tentang mendorong orang untuk berbicara di dunia kerja. Ini juga merupakan proses memastikan bahwa staf Anda memahami apa arti merek Anda. Ketika karyawan mengetahui nilai-nilai dan misi bisnis Anda, mereka merasakan tujuan yang lebih besar yang membantu mendorong produktivitas. Karyawan saat ini, terutama mereka yang berada dalam generasi milenial, mendambakan makna dari pekerjaan mereka.
  • Peluang yang ditingkatkan untuk pertumbuhan merek: Kurangnya strategi komunikasi yang kuat dapat menyebabkan runtuhnya bisnis apa pun. Itu mungkin tampak seperti pernyataan yang berani. Namun,  setiap anggota tenaga kerja Anda perlu memahami ke mana arah perusahaan jika mereka akan mencapai target bisnis Anda. Jika semua orang bekerja bersama di halaman yang sama, peluang Anda untuk tumbuh dengan cepat perusahaan Anda meningkat.

Menyatukan setiap anggota tim Anda melalui budaya komunikasi yang efektif dan nilai-nilai bersama mengubah karyawan rata-rata menjadi komponen penting dari evolusi bisnis Anda. Semakin banyak advokat dan duta besar yang Anda miliki mengarahkan organisasi Anda menuju kesuksesan. Semakin besar peluang Anda untuk sukses jangka panjang.

Seberapa Penting Keterampilan Komunikasi Untuk Manajer Bisnis?

Komunikasi memainkan peran sentral dalam kehidupan kita, hubungan yang sukses dibangun atas dasar keterampilan komunikasi yang sukses. Selain itu, komunikasi berperan aktif dalam kesuksesan dan kegagalan kita di tempat kerja. Studi di antara para pemimpin bisnis utama. Pengusaha utama dan konsultan ketenagakerjaan menekankan pentingnya keterampilan komunikasi dalam memperoleh pekerjaan secara efektif dan melakukan pekerjaan mereka.

Keterampilan komunikasi adalah salah satu keterampilan dasar untuk tempat dan kinerja pekerjaan. Juga penting untuk berhasil di dunia kerja baru dan mencapai karier. Dan yang paling penting dari semua ini adalah sudut bisnis utama.

Sebagai seorang manajer bisnis. Anda perlu berkomunikasi dengan banyak pihak untuk membuat kesepakatan, membuat kontrak, dan mengajukan pertanyaan. Bekerja dengan orang-orang untuk menyelesaikan masalah, melakukan kegiatan baru dan semua ini membutuhkan keterampilan komunikasi. Sehingga kemampuan Anda untuk berkomunikasi dengan jelas meningkatkan kemampuan Anda untuk berhasil.

Jauh dari pekerjaan Anda dapat mengambil manfaat dari keterampilan komunikasi di waktu lain di tempat yang tepat. Artinya adalah bahwa subjek apa pun terdiri dari dua pihak dan lebih Anda harus menggunakan keterampilan komunikasi dengannya. Karena tanpa mereka mungkin ada beberapa masalah di antara para pihak atau kesalahpahaman memperburuk situasi. Terutama ketika Anda berkomunikasi dengan orang-orang dari budaya yang berbeda. Tujuan dari posting ini adalah untuk mengembangkan keterampilan komunikasi dengan cara yang terstruktur, jelas dan sederhana untuk tetap berada dalam pikiran penerima.

Apa Itu Komunikasi?

Kami sering mendengar kata “komunikasi” belakangan ini, tetapi apa artinya? “Komunikasi adalah proses mentransfer informasi dan makna antara pengirim dan penerima, menggunakan satu atau lebih media cetak, lisan, visual, atau digital.” (Bovee & Thill, 2016). Inti dari komunikasi adalah berbagi dan menyediakan data.  Informasi, wawasan, dan inspirasi dalam pertukaran yang menguntungkan Anda dan orang-orang dengan siapa Anda berkomunikasi.

Proses Komunikasi

  • Pengirim
  • Encoding
  • Pesan
  • Saluran
  • Penerima
  • Decoding

Ada semacam komunikasi yang menarik minat Anda sebagai manajer bisnis yang merupakan komunikasi bisnis. ”Komunikasi bisnis adalah proses menghasilkan, mentransmisikan, menerima, dan menafsirkan pesan dalam konteks komunikasi antarpribadi, kelompok, publik, dan massa melalui format tertulis dan verbal “. (Conrad, 2018).

Apa yang Membuat Komunikasi Bisnis Lebih Efektif?

  • Berikan fakta, bukan kesan samar
  • Berikan informasi praktis
  • Memberikan informasi secara ringkas dan efisien
  • Jelaskan harapan dan tanggung jawab
  • Tawarkan argumen dan rekomendasi yang meyakinkan dan persuasif

Mengapa Komunikasi yang Efektif Penting Dalam Manajemen?

Keterampilan komunikasi akan membantu Anda sebagai manajer bisnis di perusahaan Anda. Sehingga mereka akan membuat ikatan pasar lebih dekat, lebih banyak peluang untuk pengaruh, produktivitas dan penyelesaian masalah yang lebih baik. Pengembalian dan hasil keuangan yang lebih baik, peringatan dini terhadap potensi masalah, dan pengambilan keputusan yang lebih kuat. Lalu lebih tepat waktu, pesan pemasaran yang jelas, persuasif dan peningkatan keterlibatan karyawan.

Mendengarkan juga merupakan bagian penting dari komunikasi, itu adalah kemampuan untuk menerima pesan dan berinteraksi dengan mereka dalam proses komunikasi. Mendengarkan adalah kunci komunikasi yang efektif. Tanpa kemampuan untuk mendengar secara efektif, pesan akan disalahartikan. Akibatnya, koneksi akan gagal dan pengirim mungkin frustrasi atau marah. Ada beberapa kunci untuk membangun keterampilan mendengarkan yang kuat yaitu:

  • Berhenti berbicara
  • Kendalikan lingkungan Anda
  • Menetapkan pola pikir reseptif
  • Tetap berpikiran terbuka
  • Dengarkan poin utama
  • Memanfaatkan waktu jeda
  • Dengarkan yang tersirat
  • Menilai ide, bukan penampilan
  • Tahan tembakanmu
  • Buat catatan selektif
  • Berikan umpan balik

Ada banyak hambatan komunikasi yang menghalangi kedatangan pesan, tujuan atau konten. Ini dibagi menjadi 7 bagian utama yang merupakan hambatan fisik, hambatan psikologis, megah, kecepatan berpikir, gangguan nonverbal, memalsukan perhatian dan masalah bahasa.

Komunikasi yang tidak etis juga berada di bawah hambatan komunikasi, yang merupakan salah satu alasan paling penting. Dan agar lebih akurat komunikasi itu berada di bawah hambatan psikologis. Misalnya, ketika seseorang mengucapkan kata-kata tidak bermoral dengan Anda. Psikologi Anda akan dipengaruhi oleh sikap negatif dan efek ini akan tercermin di luar. Sehingga Anda tidak akan menerima atau mendengarkan apa yang dia katakan setelah itu. Komunikasi yang tidak etis adalah segala bentuk komunikasi, verbal atau nonverbal.  Yang mendorong pelanggaran hukum, melakukan kegiatan ilegal, menjiplak ide atau produk, menghilangkan informasi penting, dan salah mengutip. Lalu memilih angka yang salah, mengubah tampilan visual atau membahayakan privasi dan keamanan.

Masalah Besar!

Komunikasi nonverbal adalah masalah yang mungkin tidak diperhatikan oleh sebagian orang, tetapi juga menyebabkan beberapa masalah dan kesalahpahaman. Komunikasi nonverbal “dipahami sebagai proses komunikasi melalui mengirim dan menerima pesan tanpa kata yang dikomunikasikan melalui gerakan dan sentuhan oleh bahasa tubuh atau postur, ekspresi wajah, dan kontak mata.” Knapp, Mark, Hall, dan Judith (2002). Tubuh, wajah, suara, penampilan, sentuhan, jarak, waktu, dan lingkungan fisik semuanya berperan dalam menciptakan komunikasi total. Juga, komunikasi nonverbal mengirimkan pesan diam, memaksa pihak lain untuk menebak dan mengantisipasi niat Anda, yang sering menyebabkan kesalahpahaman. Jadi Anda harus menjaga gerakan Anda dan apa yang Anda lakukan.

Untuk Membangun Keterampilan Nonverbal yang Kuat Ada Beberapa Kunci:

  • Bangun dan pertahankan kontak mata
  • Gunakan postur untuk menunjukkan minat
  • Tingkatkan keterampilan decoding Anda
  • Cari informasi lebih lanjut
  • Hindari memberikan makna nonverbal di luar konteks
  • Bergaullah dengan orang-orang dari beragam budaya
  • Hargai kekuatan penampilan
  • Amati diri Anda dalam rekaman video
  • Mintalah teman dan keluarga

Pada akhirnya, menjadi manajer bisnis menempatkan Anda dalam banyak keterampilan profesional yang harus ditingkatkan dan dikembangkan seiring perubahan waktu. Dan berkembang menjadi manajer bisnis yang sukses. Juga, fakta bahwa keterampilan dasar manajer bisnis adalah keterampilan berkomunikasi. Tidak berarti mengabaikan keterampilan lain seperti manajemen waktu, manajemen uang, dll. Semua ini bersama-sama mendukung. Dan meningkatkan keterampilan manajer bisnis untuk membuat pekerjaan mereka memiliki dampak yang tersisa dan diabadikan dalam sejarah.

Keberhasilan Perusahaan Anda Mulai Dengan Komunikasi

5 Langkah untuk Mengatur Proses Komunikasi Bisnis Anda

Proses komunikasi bisnis yang solid sangat penting untuk kebahagiaan karyawan dan pelanggan Anda. Pada akhirnya, ini mengarah pada stabilitas keuangan.

Satu laporan menemukan 29% karyawan percaya alat komunikasi internal mereka saat ini tidak berfungsi.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa mereka terdaftar:

Informasi yang tidak relevan, pengucilan, ketidakjujuran. Dan kurangnya akses ke informasi kunci adalah sesuatu yang mungkin juga dialami oleh tenaga kerja Anda sendiri.

Sebuah studi oleh Salesforce menemukan bahwa 86% eksekutif, karyawan. Dan pendidik menganggap komunikasi yang tidak efisien menjadi alasan di balik kegagalan di tempat kerja.

Kita tidak bisa lagi mengabaikan pentingnya kerja tim dan kimia serta dampaknya pada produktivitas, keterlibatan, dan advokasi karyawan. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda ikuti untuk memastikan proses komunikasi bisnis yang sukses.

1) Audit keadaan komunikasi bisnis Anda saat ini dan tetapkan tujuan

Apa pun tahapan bisnis Anda, Anda memerlukan rencana komunikasi bisnis.

Namun, Anda akan menjadikannya yang paling berguna. Jika Anda fokus pada area yang membutuhkan peningkatan terbesar saat ini. Dan bekerja dengan cara Anda ke semua area lain di kemudian hari.

Misalnya, ini mungkin beberapa alasan mengapa komunikasi Anda perlu ditinjau kembali:

  • Kepuasan karyawan rendah atau turnover tinggi
  • Output lebih rendah dari yang diharapkan di seluruh perusahaan
  • Pertumbuhan cepat yang mengarah pada kehilangan jejak informasi
  • Kurangnya transparansi informasi karena pekerjaan jarak jauh

Anda mungkin mengalami lebih dari satu, atau skenario yang sama sekali berbeda. Identifikasi dan tetapkan tujuan untuk proses komunikasi bisnis Anda berdasarkan hal itu. Misalnya, sasaran Anda dapat mencakup:

  • Tingkat pergantian karyawan atau tingkat kepuasan tertentu
  • Tingkat kepuasan pelanggan
  • Jumlah proyek selesai
  • Jumlah interaksi antar departemen

… Dan banyak lagi.

2) Identifikasi kelompok inti dalam organisasi Anda dan hubungannya satu sama lain

Lihatlah ke dalam struktur organisasi Anda dan semua kelompok yang terlibat dalam kemampuannya untuk berfungsi.

Perhatikan setiap kelompok yang membutuhkan informasi agar berfungsi. Ini harus mencakup:

  • Klasifikasi horisontal, yaitu departemen (operasi, pemasaran, desain, sumber daya manusia, penjualan, dukungan pelanggan, keuangan, dan lainnya)
  • Klasifikasi vertikal: profesional dalam tim, pemimpin tim, manajer departemen, eksekutif
  • Grup eksternal: pelanggan, pemasok, mitra, dan banyak lagi

Dari sini, mempertimbangkan pekerjaan yang mereka lakukan secara berkelanjutan dan hasil yang diharapkan dari mereka. Memetakan cara mereka perlu berkomunikasi agar pekerjaan mereka selesai.

Tergantung pada ukuran perusahaan Anda, ini mungkin tugas yang besar, jadi beri diri Anda banyak waktu. Beberapa pertanyaan utama yang harus dijawab adalah:

  • Tim dan orang mana yang harus berbicara dengan siapa setiap hari? Bagaimana dengan mingguan, dua mingguan, dan bulanan?
  • Komunikasi apa yang terjadi hanya ketika ada krisis yang sedang berlangsung?
  • Bagaimana manajer dan pemimpin tim mempertahankan kemajuan di departemen mereka? Bagaimana cara kerja pelaporan?
  • Apakah ada perpustakaan pengetahuan yang berpotensi mengurangi pertemuan dan percakapan yang tidak perlu?
  • Proyek dan proses mana yang membutuhkan persetujuan dari orang lain di perusahaan? Bagaimana persetujuan diminta dan difasilitasi?

Paling tidak, jawaban ini harus memberi Anda wawasan tentang jumlah email, pesan, panggilan, rapat, dan dokumen yang diperlukan agar segala sesuatu terjadi dalam kerangka waktu yang ditentukan.

3) Menentukan metode komunikasi

Selanjutnya, pilih metode komunikasi yang selaras dengan tujuan komunikasi bisnis Anda, serta interaksi antara kelompok inti di perusahaan Anda.

Tinjau daftar metode komunikasi yang telah kita bahas sebelumnya dan pastikan untuk menambahkan yang unik ke perusahaan Anda:

  • Komunikasi berbasis web
  • Pertemuan telepon
  • Konferensi video
  • Pertemuan tatap muka
  • Laporan dan dokumen resmi
  • Presentasi
  • Papan forum dan FAQ
  • Survei
  • Kegiatan manajemen pelanggan

Yang mana dari ini yang penting bagi organisasi Anda untuk mencapai tujuannya? Apa yang opsional dan mungkin melihat penolakan dalam adopsi? Yang mana yang membuat risiko menambahkan terlalu banyak alat dan harus disederhanakan?

Bersikap realistis tentang kebutuhan spesifik Anda.

Misalnya, startup lima orang di mana setiap orang bekerja di kantor yang sama kemungkinan akan fokus pada:

  • Komunikasi berbasis web
  • Pertemuan tatap muka
  • Manajemen pelanggan

Perusahaan dengan 50 orang yang sepenuhnya terpencil akan menginvestasikan lebih banyak sumber daya ke:

  • Konferensi telepon dan video
  • Mendokumentasikan organisasi untuk dapat dengan tekun melacak proses mereka

Perusahaan global besar mungkin akan menggunakan semua metode komunikasi yang terdaftar dan memiliki tim khusus untuk banyak dari mereka.

4) Pilih alat yang tepat

Tidak ada buku pegangan yang mendefinisikan alat mana yang terbaik untuk setiap tujuan.

Gmail versus Outlook. Google Drive versus Dropbox. Obrolan santai versus Nextiva.

Pertempuran berlanjut, tetapi pilihan Anda sepenuhnya tergantung pada preferensi Anda dan tenaga kerja Anda.

Meskipun kami tidak dapat memberi Anda daftar alat perangkat lunak dan membiarkannya. Kami dapat membagikan kiat ini untuk memilih alat yang tepat:

  • Gunakan penyimpanan cloud untuk menyimpan dokumen penting dan data lainnya. Aktifkan sinkronisasi dan cadangan otomatis untuk menghindari kesalahan manusia dan lupa untuk menyimpan informasi secara manual.
  • Gunakan platform tunggal untuk email dan kalender.
  • Gunakan alat tunggal untuk pesan obrolan. Misalnya, jika beberapa orang menggunakan Slack dan
  • Hangouts lain di Gmail mereka, itu akan menciptakan gesekan dan memperlambat komunikasi.
  • Menerapkan sistem telepon VoIP bisnis yang mudah digunakan dan andal jika banyak pertemuan Anda terjadi dari jarak jauh.
  • Kembangkan pedoman merek dan editorial yang merinci nada suara dan penggunaan elemen merek.
  • Dengan cara ini, semua komunikasi disatukan, secara internal dan eksternal.

5) Dokumentasikan prosesnya

Terakhir, catat semua yang Anda lakukan sepanjang pengaturan ini dan ubah menjadi dokumen bersama yang terlihat oleh seluruh organisasi.

Dengan cara ini, setiap karyawan dapat merujuk pada rencana komunikasi yang dikembangkan dengan sengaja . Dan memutuskan tindakan terbaik untuk situasi yang mereka hadapi.

Dokumen ini juga akan membantu karyawan yang baru naik ke kapal dengan mudah memahami semua alat dan praktik komunikasi terbaik.

Anda dapat membuat pengingat kalender berulang untuk diri sendiri dan tim Anda untuk mengunjungi kembali dokumen sekali dalam seperempat. Dengan cara ini, Anda akan memastikan paket tersebut masih memenuhi tujuan terbaiknya dan memperbaruinya jika perlu.

Keberhasilan Perusahaan Anda Mulai Dengan Komunikasi

Komunikasi yang buruk membawa terlalu banyak risiko bagi organisasi untuk dihitung.

Namun, komunikasi yang baik membawa peluang bagi keterlibatan karyawan dan pelanggan yang luar biasa. Ini menciptakan kejelasan, keluaran yang lebih signifikan, dan pertumbuhan pendapatan dan laba.

Terkait: Apa Itu Telepon VoIP & Bagaimana Cara Kerjanya?

Apakah Anda memiliki sistem komunikasi bisnis atau belum membangunnya, ingatlah untuk:

  • Tetapkan dan tinjau kembali tujuan komunikasi Anda sebagai perusahaan berdasarkan kondisi komunikasi saat ini di perusahaan Anda
  • Identifikasi semua orang yang terlibat dalam proses yang membuat perusahaan Anda melakukan tugasnya, hari demi hari
  • Menganalisis kebutuhan mereka untuk berkomunikasi satu sama lain dan mengidentifikasi metode yang memungkinkan aliran informasi
  • Cari alat dan platform yang paling tepat yang akan memungkinkan metode yang Anda identifikasi
  • Bagikan pengaturan ini secara transparan dengan seluruh organisasi

Sebagai hasilnya, Anda akan melihat orang-orang yang bahagia dan produktif bersemangat untuk mengerjakan proyek. Dan menciptakan hasil yang bermakna untuk kepentingan semua orang yang terlibat.