5 Cara untuk Meningkatkan Komunikasi Dalam Bisnis Kecil Anda

Komunikasi adalah perekat yang menyatukan bisnis. Ketika dieksekusi secara efektif, komunikasi yang kuat dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi perangkap dan menyelesaikan masalah di tempat kerja. Ketika dijalankan dengan tidak efisien, hal itu dapat menyebabkan hilangnya pendapatan, konflik karyawan, dan lingkungan kerja yang tidak bersahabat.

Berikut adalah 5 cara untuk meningkatkan komunikasi staf dalam bisnis kecil Anda.

  1. Menjadi Pendengar yang Hebat

Komunikasi dimulai dengan mendengarkan secara aktif. Mendengarkan aktif bukanlah keterampilan yang mudah, terutama dalam lingkungan kerja di mana percakapan biasanya memiliki atasan dan bawahan.

Terlepas dari posisi Anda di perusahaan, untuk menjadi komunikator yang efektif, Anda perlu mempelajari seni mendengarkan aktif. Pendengar yang hebat dapat berkonsentrasi sepenuhnya pada apa yang dikatakan, memahami detail yang diungkapkan. Merespons bila perlu, dan mengingat informasi yang dikomunikasikan.

Untuk meningkatkan keterampilan mendengarkan Anda, coba hapus semua gangguan dari percakapan. Ini bisa berarti mematikan telepon Anda, mematikan komputer Anda atau memindahkan percakapan ke ruang kantor yang sunyi. Gangguan dapat membuat Anda sulit berkonsentrasi dan mengurangi perhatian Anda.

Cara mudah lain untuk meningkatkan keterampilan mendengarkan Anda adalah menjadi pencatat yang rajin selama rapat dan percakapan. Langkah-langkah kecil ini dapat dengan cepat membuat Anda berada di jalur untuk menjadi pendengar yang hebat dan dengan demikian. Meningkatkan keterampilan komunikasi Anda secara keseluruhan.

  1. Buat Dokumen dan Informasi Penting Mudah Untuk Diakses

Setiap perusahaan memiliki serangkaian informasi unik yang berkaitan dengan bagaimana organisasi tertentu beroperasi. Ini bisa termasuk:

  • Protokol karyawan dan rencana tunjangan
  • Alur kerja dan proses operasional
  • Panduan gaya dan dokumen branding
  • Materi dan tutorial pelatihan
  • Jaminan pemasaran dan templat
  • Pernyataan misi organisasi dan rencana visi
  • Informasi lain untuk karyawan atau perusahaan pada umumnya

Informasi ini memainkan peran penting dalam bagaimana bisnis dan karyawan berinteraksi. Dengan demikian, penting untuk memastikan itu dikomunikasikan ke semua karyawan baru dan secara berkala kepada karyawan. Dokumen-dokumen juga harus mudah diakses baik melalui Wiki online. Atau metode lain yang memungkinkan karyawan menemukan dan mengakses informasi kapan saja.

Dengan membuat informasi penting tersedia bagi semua karyawan. Anda mengembangkan sumber daya komunikasi yang berkelanjutan untuk membuat semua karyawan mendapat informasi.

Kunjungi juga situs judi online terbaik di https://gettradr.com/

  1. Teknologi Leverage untuk Komunikasi Terpadu

Beberapa dekade yang lalu, bisnis memiliki metode komunikasi yang sangat terbatas di dalam perusahaan mereka. Karena kemajuan dalam teknologi komunikasi, Anda sekarang memiliki lebih banyak sumber daya yang Anda inginkan.

Perubahan pada teknologi seluler telah memengaruhi komunikasi masuk dan keluar dari tempat kerja. Diperkirakan bahwa pada akhir 2017, 67% dari usaha kecil akan memiliki aplikasi seluler untuk bisnis mereka. Dengan sekitar 49% memiliki tim internal untuk mendukung pengembangan dan investasi aplikasi seluler. Bisnis kecil tidak lagi dapat mengabaikan dampak perangkat seluler dalam kemampuan Anda untuk berkomunikasi dengan karyawan Anda dan bahkan klien Anda.

Memanfaatkan layanan seperti Permintaan Teks dapat sangat meningkatkan metode komunikasi internal Anda. Mereka memudahkan bisnis untuk berkomunikasi dengan karyawan dan grup mereka melalui pesan teks seluler.

Teknologi komunikasi tidak hanya terbatas pada pesan teks. Ketenagakerjaan jarak jauh, telecommuting, kantor virtual atau segala jenis pekerjaan dari rumah menjadi lebih mudah karena kemajuan teknologi komunikasi.

Perangkat lunak seperti Skype, GoToMeeting, dan teknologi konferensi video/audio lainnya telah mempermudah perusahaan untuk berkomunikasi dengan karyawan yang bekerja di luar kantor.

Karena Anda sering dapat menemukan karyawan kontrak dan pekerja lepas dengan margin biaya internal. Anda dapat secara drastis meningkatkan laba Anda. Dengan memahami cara memanfaatkan teknologi komunikasi yang memungkinkan Anda mengelola karyawan dari jarak jauh.

  1. Gunakan Platform Komunikasi Internal Khusus

Selain teknologi yang disebutkan di atas, Anda mungkin ingin menemukan ruang kerja khusus untuk menampung komunikasi sehari-hari Anda.

Ada banyak aplikasi web yang dapat membantu perusahaan memfasilitasi komunikasi antar karyawan dan berbagi dokumen, seperti Slack. Slack adalah aplikasi bisnis dengan pertumbuhan tercepat sepanjang masa dan rata-rata sekitar 5 juta pengguna aktif setiap hari.

Slack memungkinkan karyawan untuk mengirim pesan kepada masing-masing karyawan secara langsung. Anda juga dapat mengatur saluran dan obrolan grup untuk pesan kolaboratif. Slack terintegrasi dengan aplikasi lain yang memungkinkan berbagi file dengan mudah, kolaborasi dokumen, pembuatan catatan, dan proses komunikasi lainnya.

Facebook baru-baru ini meluncurkan versi Slack mereka sendiri, yang dikenal sebagai Workplace. Konsepnya adalah, mengembangkan platform yang memungkinkan karyawan dalam suatu organisasi dengan mudah berkomunikasi. Dan berbagi dokumen dan informasi penting secara kolaboratif dan efisien.

  1. Temukan Sumber Umpan Balik yang Mudah dan Andal

Kebanyakan orang berpikir komunikasi berhenti setelah percakapan, tetapi itu tidak mungkin jauh dari kebenaran. Umpan balik adalah respons atau reaksi yang mengikutinya, dan ini merupakan langkah penting dalam lingkaran komunikasi untuk bisnis.

Agar berhasil berkomunikasi, bisnis Anda perlu menemukan proses untuk mengumpulkan dan menyebarkan umpan balik dengan lancar. Penting untuk diingat bahwa umpan balik tidak boleh satu arah, terutama tidak dari atas ke bawah. Dua alat yang dapat membantu Anda mengumpulkan dan menyimpan umpan balik adalah Officevibe dan Perbaikan Kecil.

Officevibe adalah alat sederhana yang membuat survei terjadwal untuk karyawan. Ini mengajukan kombinasi pertanyaan pribadi dan khusus perusahaan untuk membantu manajemen mendapatkan denyut nadi bagi organisasi.

Perbaikan Kecil adalah alat umpan balik kinerja yang menggabungkan ulasan karyawan. Dan tujuan yang berorientasi pada tujuan ke dalam satu antarmuka. Perangkat lunak ini memudahkan manajer untuk membuat dan melacak tonggak sejarah bagi karyawan. Sambil juga memberi perusahaan sumber daya untuk mengukur pertumbuhan individu dan organisasi.

Komunikasi lebih dari sekadar menyampaikan informasi; itu adalah alat yang ampuh yang dapat meningkatkan moral karyawan. Mengurangi masalah di tempat kerja dan meningkatkan produktivitas. Bahkan usaha kecil perlu menganalisis metode komunikasi mereka. Untuk mengoptimalkan saluran yang mereka gunakan untuk mengirim dan menerima pesan. Memperkuat keterampilan komunikasi positif ke dalam karyawan mereka, dan mengembangkan budaya yang menyambut. Dan mendorong umpan balik dan pertumbuhan profesional.

Ingat tips di atas ketika Anda ingin meningkatkan komunikasi internal Anda dalam bisnis kecil Anda.

7 Bentuk Komunikasi Bisnis yang Anda Gunakan Salah

Di dunia modern, kami memiliki akses ke ratusan media komunikasi yang berbeda. Di permukaan, ini sepertinya hal yang baik – memiliki lebih banyak opsi berarti rute komunikasi yang lebih efisien. Dan lebih banyak pilihan untuk situasi yang berbeda. Tetapi media ini hanya efektif jika kita menggunakannya sebagaimana mereka dimaksudkan untuk digunakan.

Setiap platform memiliki kelebihan dan kekurangan yang berbeda, berguna dalam beberapa situasi lebih dari yang lain. Misalnya, pesan teks ideal untuk memberi tahu grup tentang perubahan yang mendesak. Sedangkan email lebih baik untuk menyampaikan informasi satu arah yang tidak mendesak. Jika Anda tidak memenuhi kekuatan dan kelemahan itu. Pesan Anda bisa saja disalahartikan, gagal menyampaikan pesan asli Anda, atau lebih sebagai pengalih perhatian daripada yang diperlukan.

Tetapi bagaimana Anda bisa tahu jika Anda menggunakan media ini secara salah atau tidak efisien?

Kesalahan Medium Paling Umum

Ini adalah beberapa cara yang paling umum – dan paling mengerikan. Yang digunakan para profesional untuk menyalahgunakan media komunikasi dalam kehidupan sehari-hari mereka:

Penggunaan Email

Menggunakan email untuk permintaan mendesak. Meskipun tempat kerja modern semakin menuntut pekerja untuk memeriksa email mereka secara teratur, dan meskipun email dikirim secara instan. Anda tidak dapat mengharapkan penerima Anda untuk segera menerima pesan Anda. Bahkan selama jam kerja normal. Jika Anda menggunakan email untuk permintaan mendesak. Anda mungkin membuang-buang waktu, terutama karena Anda tidak akan tahu apakah penerima Anda melihat pesan Anda atau tidak. Sebaliknya, pilih cara koneksi yang lebih cepat, seperti teks, obrolan, atau panggilan telepon.

Cara Penggunaan Email

  1. Menggunakan email untuk percakapan yang sedang berlangsung. Sebagian besar platform, seperti Gmail. Menawarkan cara untuk melihat semua email yang terkait dengan satu subjek dalam “percakapan”. Sehingga Anda dapat melacak diskusi dengan lebih baik. Namun, menggunakan email untuk percakapan yang lebih lama dari satu atau dua pesan tidak efisien. Email adalah cara untuk mengirimkan informasi ke tujuan. Jika Anda perlu melakukan sesuatu atau jika Anda memiliki pertanyaan yang membutuhkan dialog. Ada media yang lebih baik untuk wacana bolak-balik, seperti pesan instan, panggilan telepon, atau percakapan langsung. Anda dapat menggunakan email untuk rekap percakapan jika perlu.
  2. Kirim SMS pada waktu yang tidak pantas. Seluruh karyawan Anda mungkin memiliki rencana telepon perusahaan. Tetapi itu tidak memberi Anda lisensi untuk mengirim pesan teks pada jam yang tidak tepat. Semua orang butuh istirahat dari pekerjaan, dan menerima pesan pada jam 9 malam. Tentang penugasan adalah cara yang baik untuk menyabotase waktu “santai” yang terlalu penting itu. Jika ada sesuatu yang mendesak dan tidak ada pilihan lain, ini diperbolehkan. Tetapi cobalah untuk membatasi SMS Anda ke jam kerja normal selama hari kerja.
  3. Mengirim pesan informasi yang tidak mendesak. Kecuali jika Anda memiliki persyaratan pribadi dengan orang yang Anda kirimi SMS. Hindari menggunakan pesan teks untuk menyampaikan informasi yang tidak mendesak. Misalnya, jika Anda mencoba memulai percakapan, pertimbangkan untuk menggunakan obrolan atau panggilan telepon. Yang akan memungkinkan komunikasi yang lebih cepat dan lebih mudah dibaca antara dua pihak. Jika Anda memiliki banyak informasi untuk disampaikan. Pertimbangkan untuk menggunakan email. Pesan teks terlalu nyaman untuk digunakan sebagai sarana komunikasi standar – terutama ketika ada begitu banyak pilihan.

Panggilan Konferensi

  1. Menggunakan panggilan konferensi untuk rapat multi orang. Seperti yang diperlihatkan video “Panggilan Konferensi dalam Kehidupan Nyata” parodik ini, panggilan konferensi hampir selalu mengerikan. Kualitas suara biasanya menjadi masalah, orang tidak memiliki bahasa tubuh untuk mengukur nada atau merespons dengan tepat. Dan penundaan dapat membuat orang saling berbicara satu sama lain. Jika Anda perlu melakukan percakapan telepon, batasi peserta Anda. Jika Anda memerlukan banyak peserta, pilih untuk obrolan grup atau metode serupa yang membuat semua orang terlibat lebih jelas.
  2. Menggunakan obrolan tim untuk menyampaikan banyak informasi sekaligus. Obrolan tim adalah alat yang hebat untuk melakukan percakapan cepat. Atau untuk berbicara sebagai grup ketika pertemuan pribadi bukanlah suatu pilihan. Ini juga ideal untuk percakapan yang tidak mendesak, karena itu tidak membuat orang menjauh dari tugas mereka dengan segera. Namun, ini bukan cara yang ideal untuk menyampaikan banyak informasi sekaligus, seperti membahas lingkup proyek baru. Jika informasi satu sisi, email itu ideal; jika tidak, mungkin lebih baik mengadakan pertemuan langsung.
  3. Mengadakan pertemuan tatap muka yang tidak efisien. Pertemuan tatap muka dapat bermanfaat untuk brainstorming kolaboratif. Dan menghubungkan kembali tim Anda pada masalah atau proyek utama, tetapi dalam kebanyakan kasus. Mereka pemboros waktu besar-besaran. Jika Anda akan mengadakan pertemuan langsung, pastikan untuk mematuhi praktik terbaik. Seperti mempertahankan batas waktu yang ketat, dan memiliki agenda terlebih dahulu. Lalu hanya mengundang orang-orang yang diperlukan ke pertemuan, memastikan semua orang berpartisipasi, dan mengirimkan email “rekapitulasi” tindak lanjut untuk menunjukkan item tindakan utama dan takeaways. Jangan biarkan rapat Anda membunuh produktivitas karyawan Anda.

Menyeimbangkan Keuntungan dan Kerugian

Tidak ada media komunikasi tunggal yang berguna dalam semua situasi. Setiap metode komunikasi memiliki kelemahan dan dapat menyebabkan masalah saat digunakan. Maka, cara untuk menjadi komunikator yang efektif adalah mempelajari cara menggunakan masing-masing media secara tepat. Dan menyeimbangkan kekuatan dan kelemahan satu sama lain. Hindari terlalu mengandalkan media apa pun, dan alih-alih, tingkatkan keahlian Anda di berbagai bidang, alih-alih sesuai situasi.

Komunikasi Bisnis yang Efektif

Komunikasi adalah bagian alami dari kehidupan kita sehari-hari sebagai manusia.

Terhubung dengan orang lain adalah bagian dari bagaimana kita berkembang dan bertahan hidup, terutama di dunia transformasi digital. Jadi, jika komunikasi sangat organik, mengapa begitu sulit untuk mempertahankan percakapan yang benar?

Dalam pengaturan sosial standar, kata-kata yang salah atau nada yang dipilih dengan buruk menyebabkan pertengkaran, hubungan yang rusak dan persahabatan yang rusak. Di tempat kerja, kurangnya komunikasi bisnis yang efektif bahkan lebih merugikan. Karyawan yang tidak dapat berkomunikasi dengan benar tidak produktif, tidak termotivasi dan lebih mungkin meninggalkan bisnis Anda.

Masalahnya adalah, sementara banyak perusahaan berfokus pada merumuskan pesan yang tepat untuk audiens target mereka. Para pemimpin bisnis sering lupa bahwa komunikasi yang hebat dimulai dari dalam.

Jika Anda ingin organisasi Anda berkembang, maka Anda perlu membuat beberapa perubahan sederhana, tetapi penting bagi budaya perusahaan Anda.

Berita bagus? Kami akan membantu memulai solusi komunikasi bisnis Anda. Pada saat Anda selesai membaca, Anda akan memahami pentingnya komunikasi bisnis yang efektif. Dan elemen-elemen mana yang perlu Anda tempatkan untuk membantu perusahaan Anda berkembang

Apa komunikasi bisnis yang efektif?

Mari kita mulai dengan beberapa pertanyaan dasar:

“Apa itu komunikasi bisnis yang efektif,” dan bagaimana strategi yang tepat membantu perusahaan Anda berkembang?

Elemen penting dari komunikasi bisnis yang efektif. Seperti umpan balik teratur dan penggunaan istilah industri yang konsisten. Lalu memastikan bahwa semua orang di organisasi Anda beroperasi pada halaman yang sama. Ketika semua orang memahami apa yang diperjuangkan perusahaan Anda. Apa yang Anda coba capai, dan apa yang perlu mereka lakukan, bisnis Anda dapat berjalan jauh lebih lancar.

Meskipun tidak ada strategi satu ukuran untuk semua untuk komunikasi yang andal. Teknik komunikasi bisnis yang paling efektif ditentukan oleh fitur-fitur berikut, yaitu:

  • Ringkas: Dalam dunia bisnis yang serba cepat saat ini, membayar untuk langsung ke pokok permasalahan. Jaga pesan Anda tetap jelas dan jelas sehingga karyawan dapat bertindak cepat.
  • Lengkap: Pastikan bahwa pesan Anda menyertakan semua informasi yang dibutuhkan karyawan Anda untuk menyelesaikan tugas dengan cepat dan akurat.
  • Percakapan: Pastikan nada bicara Anda tepat saat berkomunikasi dengan karyawan. Anda ingin mendorong mereka untuk berkinerja baik, daripada menggonggong pesanan di tim Anda.
  • Jelas: Dengan komunikasi bisnis yang efektif, semakin cepat Anda dapat menyampaikan maksud Anda, semakin baik. Jika informasi Anda rumit atau sulit dipahami, maka hasilnya bisa berupa konfrontasi atau kesalahan yang tidak perlu.
  • Pertimbangan: Pastikan bahwa karyawan Anda selalu memiliki kesempatan untuk mengajukan pertanyaan dan mendapatkan kejelasan tentang instruksi yang mungkin tidak mereka pahami.
  • Keyakinan: Keyakinan adalah salah satu karakteristik paling penting dari komunikasi bisnis yang efektif. Staf Anda perlu tahu bahwa Anda tahu apa yang Anda bicarakan.
  • Dicentang: Pastikan Anda selalu memeriksa ulang data Anda sebelum meneruskan informasi ke tim Anda.

Mengapa komunikasi yang efektif penting dalam bisnis?

Jadi, sekarang Anda tahu jawaban untuk “Apa komunikasi bisnis yang efektif?” Saatnya menentukan mengapa pesan yang tepat penting bagi perusahaan Anda.

Pentingnya komunikasi bisnis yang efektif sulit ditaksir terlalu tinggi. Jika orang-orang Anda tidak dapat berbagi ide dan saling memahami, maka mereka tidak dapat mencapai tujuan bisnis Anda. Komunikasi adalah dasar dari pertumbuhan perusahaan Anda. Tanpa struktur awal itu di tempat, segala sesuatu yang lain akan berantakan.

Manfaat Dari Komunikasi Bisnis

Berikut adalah beberapa manfaat paling signifikan dari komunikasi bisnis yang efektif:

  • Membangun dan memelihara hubungan: Komunikasi yang sangat baik di tempat kerja membangun hubungan antara anggota staf. Semakin nyaman orang Anda bekerja bersama, semakin baik kinerjanya. Komunikasi bisnis yang efektif juga dapat menciptakan hubungan antara karyawan Anda dan merek Anda, meningkatkan peluang advokasi karyawan Anda.
  • Meningkatkan kreativitas dan inovasi: Dalam lingkungan bisnis yang serba cepat saat ini. Perusahaan yang berkembang adalah perusahaan yang dapat menghasilkan ide-ide terbaru dan paling menarik. Lihat saja inovator seperti Virgin misalnya. Saat orang dapat berkomunikasi dengan baik, mereka dapat berbagi dan membangun ide dengan lebih mudah untuk merek Anda. Mereka juga akan merasa lebih nyaman mengkomunikasikan konsep-konsep itu kepada para pemimpin, daripada menyimpannya untuk diri mereka sendiri.
  • Produktivitas dan tujuan yang lebih besar: Komunikasi bisnis yang efektif bukan hanya tentang mendorong orang untuk berbicara di dunia kerja. Ini juga merupakan proses memastikan bahwa staf Anda memahami apa arti merek Anda. Ketika karyawan mengetahui nilai-nilai dan misi bisnis Anda, mereka merasakan tujuan yang lebih besar yang membantu mendorong produktivitas. Karyawan saat ini, terutama mereka yang berada dalam generasi milenial, mendambakan makna dari pekerjaan mereka.
  • Peluang yang ditingkatkan untuk pertumbuhan merek: Kurangnya strategi komunikasi yang kuat dapat menyebabkan runtuhnya bisnis apa pun. Itu mungkin tampak seperti pernyataan yang berani. Namun,  setiap anggota tenaga kerja Anda perlu memahami ke mana arah perusahaan jika mereka akan mencapai target bisnis Anda. Jika semua orang bekerja bersama di halaman yang sama, peluang Anda untuk tumbuh dengan cepat perusahaan Anda meningkat.

Menyatukan setiap anggota tim Anda melalui budaya komunikasi yang efektif dan nilai-nilai bersama mengubah karyawan rata-rata menjadi komponen penting dari evolusi bisnis Anda. Semakin banyak advokat dan duta besar yang Anda miliki mengarahkan organisasi Anda menuju kesuksesan. Semakin besar peluang Anda untuk sukses jangka panjang.

Seberapa Penting Keterampilan Komunikasi Untuk Manajer Bisnis?

Komunikasi memainkan peran sentral dalam kehidupan kita, hubungan yang sukses dibangun atas dasar keterampilan komunikasi yang sukses. Selain itu, komunikasi berperan aktif dalam kesuksesan dan kegagalan kita di tempat kerja. Studi di antara para pemimpin bisnis utama. Pengusaha utama dan konsultan ketenagakerjaan menekankan pentingnya keterampilan komunikasi dalam memperoleh pekerjaan secara efektif dan melakukan pekerjaan mereka.

Keterampilan komunikasi adalah salah satu keterampilan dasar untuk tempat dan kinerja pekerjaan. Juga penting untuk berhasil di dunia kerja baru dan mencapai karier. Dan yang paling penting dari semua ini adalah sudut bisnis utama.

Sebagai seorang manajer bisnis. Anda perlu berkomunikasi dengan banyak pihak untuk membuat kesepakatan, membuat kontrak, dan mengajukan pertanyaan. Bekerja dengan orang-orang untuk menyelesaikan masalah, melakukan kegiatan baru dan semua ini membutuhkan keterampilan komunikasi. Sehingga kemampuan Anda untuk berkomunikasi dengan jelas meningkatkan kemampuan Anda untuk berhasil.

Jauh dari pekerjaan Anda dapat mengambil manfaat dari keterampilan komunikasi di waktu lain di tempat yang tepat. Artinya adalah bahwa subjek apa pun terdiri dari dua pihak dan lebih Anda harus menggunakan keterampilan komunikasi dengannya. Karena tanpa mereka mungkin ada beberapa masalah di antara para pihak atau kesalahpahaman memperburuk situasi. Terutama ketika Anda berkomunikasi dengan orang-orang dari budaya yang berbeda. Tujuan dari posting ini adalah untuk mengembangkan keterampilan komunikasi dengan cara yang terstruktur, jelas dan sederhana untuk tetap berada dalam pikiran penerima.

Apa Itu Komunikasi?

Kami sering mendengar kata “komunikasi” belakangan ini, tetapi apa artinya? “Komunikasi adalah proses mentransfer informasi dan makna antara pengirim dan penerima, menggunakan satu atau lebih media cetak, lisan, visual, atau digital.” (Bovee & Thill, 2016). Inti dari komunikasi adalah berbagi dan menyediakan data.  Informasi, wawasan, dan inspirasi dalam pertukaran yang menguntungkan Anda dan orang-orang dengan siapa Anda berkomunikasi.

Proses Komunikasi

  • Pengirim
  • Encoding
  • Pesan
  • Saluran
  • Penerima
  • Decoding

Ada semacam komunikasi yang menarik minat Anda sebagai manajer bisnis yang merupakan komunikasi bisnis. ”Komunikasi bisnis adalah proses menghasilkan, mentransmisikan, menerima, dan menafsirkan pesan dalam konteks komunikasi antarpribadi, kelompok, publik, dan massa melalui format tertulis dan verbal “. (Conrad, 2018).

Apa yang Membuat Komunikasi Bisnis Lebih Efektif?

  • Berikan fakta, bukan kesan samar
  • Berikan informasi praktis
  • Memberikan informasi secara ringkas dan efisien
  • Jelaskan harapan dan tanggung jawab
  • Tawarkan argumen dan rekomendasi yang meyakinkan dan persuasif

Mengapa Komunikasi yang Efektif Penting Dalam Manajemen?

Keterampilan komunikasi akan membantu Anda sebagai manajer bisnis di perusahaan Anda. Sehingga mereka akan membuat ikatan pasar lebih dekat, lebih banyak peluang untuk pengaruh, produktivitas dan penyelesaian masalah yang lebih baik. Pengembalian dan hasil keuangan yang lebih baik, peringatan dini terhadap potensi masalah, dan pengambilan keputusan yang lebih kuat. Lalu lebih tepat waktu, pesan pemasaran yang jelas, persuasif dan peningkatan keterlibatan karyawan.

Mendengarkan juga merupakan bagian penting dari komunikasi, itu adalah kemampuan untuk menerima pesan dan berinteraksi dengan mereka dalam proses komunikasi. Mendengarkan adalah kunci komunikasi yang efektif. Tanpa kemampuan untuk mendengar secara efektif, pesan akan disalahartikan. Akibatnya, koneksi akan gagal dan pengirim mungkin frustrasi atau marah. Ada beberapa kunci untuk membangun keterampilan mendengarkan yang kuat yaitu:

  • Berhenti berbicara
  • Kendalikan lingkungan Anda
  • Menetapkan pola pikir reseptif
  • Tetap berpikiran terbuka
  • Dengarkan poin utama
  • Memanfaatkan waktu jeda
  • Dengarkan yang tersirat
  • Menilai ide, bukan penampilan
  • Tahan tembakanmu
  • Buat catatan selektif
  • Berikan umpan balik

Ada banyak hambatan komunikasi yang menghalangi kedatangan pesan, tujuan atau konten. Ini dibagi menjadi 7 bagian utama yang merupakan hambatan fisik, hambatan psikologis, megah, kecepatan berpikir, gangguan nonverbal, memalsukan perhatian dan masalah bahasa.

Komunikasi yang tidak etis juga berada di bawah hambatan komunikasi, yang merupakan salah satu alasan paling penting. Dan agar lebih akurat komunikasi itu berada di bawah hambatan psikologis. Misalnya, ketika seseorang mengucapkan kata-kata tidak bermoral dengan Anda. Psikologi Anda akan dipengaruhi oleh sikap negatif dan efek ini akan tercermin di luar. Sehingga Anda tidak akan menerima atau mendengarkan apa yang dia katakan setelah itu. Komunikasi yang tidak etis adalah segala bentuk komunikasi, verbal atau nonverbal.  Yang mendorong pelanggaran hukum, melakukan kegiatan ilegal, menjiplak ide atau produk, menghilangkan informasi penting, dan salah mengutip. Lalu memilih angka yang salah, mengubah tampilan visual atau membahayakan privasi dan keamanan.

Masalah Besar!

Komunikasi nonverbal adalah masalah yang mungkin tidak diperhatikan oleh sebagian orang, tetapi juga menyebabkan beberapa masalah dan kesalahpahaman. Komunikasi nonverbal “dipahami sebagai proses komunikasi melalui mengirim dan menerima pesan tanpa kata yang dikomunikasikan melalui gerakan dan sentuhan oleh bahasa tubuh atau postur, ekspresi wajah, dan kontak mata.” Knapp, Mark, Hall, dan Judith (2002). Tubuh, wajah, suara, penampilan, sentuhan, jarak, waktu, dan lingkungan fisik semuanya berperan dalam menciptakan komunikasi total. Juga, komunikasi nonverbal mengirimkan pesan diam, memaksa pihak lain untuk menebak dan mengantisipasi niat Anda, yang sering menyebabkan kesalahpahaman. Jadi Anda harus menjaga gerakan Anda dan apa yang Anda lakukan.

Untuk Membangun Keterampilan Nonverbal yang Kuat Ada Beberapa Kunci:

  • Bangun dan pertahankan kontak mata
  • Gunakan postur untuk menunjukkan minat
  • Tingkatkan keterampilan decoding Anda
  • Cari informasi lebih lanjut
  • Hindari memberikan makna nonverbal di luar konteks
  • Bergaullah dengan orang-orang dari beragam budaya
  • Hargai kekuatan penampilan
  • Amati diri Anda dalam rekaman video
  • Mintalah teman dan keluarga

Pada akhirnya, menjadi manajer bisnis menempatkan Anda dalam banyak keterampilan profesional yang harus ditingkatkan dan dikembangkan seiring perubahan waktu. Dan berkembang menjadi manajer bisnis yang sukses. Juga, fakta bahwa keterampilan dasar manajer bisnis adalah keterampilan berkomunikasi. Tidak berarti mengabaikan keterampilan lain seperti manajemen waktu, manajemen uang, dll. Semua ini bersama-sama mendukung. Dan meningkatkan keterampilan manajer bisnis untuk membuat pekerjaan mereka memiliki dampak yang tersisa dan diabadikan dalam sejarah.

Keberhasilan Perusahaan Anda Mulai Dengan Komunikasi

5 Langkah untuk Mengatur Proses Komunikasi Bisnis Anda

Proses komunikasi bisnis yang solid sangat penting untuk kebahagiaan karyawan dan pelanggan Anda. Pada akhirnya, ini mengarah pada stabilitas keuangan.

Satu laporan menemukan 29% karyawan percaya alat komunikasi internal mereka saat ini tidak berfungsi.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa mereka terdaftar:

Informasi yang tidak relevan, pengucilan, ketidakjujuran. Dan kurangnya akses ke informasi kunci adalah sesuatu yang mungkin juga dialami oleh tenaga kerja Anda sendiri.

Sebuah studi oleh Salesforce menemukan bahwa 86% eksekutif, karyawan. Dan pendidik menganggap komunikasi yang tidak efisien menjadi alasan di balik kegagalan di tempat kerja.

Kita tidak bisa lagi mengabaikan pentingnya kerja tim dan kimia serta dampaknya pada produktivitas, keterlibatan, dan advokasi karyawan. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda ikuti untuk memastikan proses komunikasi bisnis yang sukses.

1) Audit keadaan komunikasi bisnis Anda saat ini dan tetapkan tujuan

Apa pun tahapan bisnis Anda, Anda memerlukan rencana komunikasi bisnis.

Namun, Anda akan menjadikannya yang paling berguna. Jika Anda fokus pada area yang membutuhkan peningkatan terbesar saat ini. Dan bekerja dengan cara Anda ke semua area lain di kemudian hari.

Misalnya, ini mungkin beberapa alasan mengapa komunikasi Anda perlu ditinjau kembali:

  • Kepuasan karyawan rendah atau turnover tinggi
  • Output lebih rendah dari yang diharapkan di seluruh perusahaan
  • Pertumbuhan cepat yang mengarah pada kehilangan jejak informasi
  • Kurangnya transparansi informasi karena pekerjaan jarak jauh

Anda mungkin mengalami lebih dari satu, atau skenario yang sama sekali berbeda. Identifikasi dan tetapkan tujuan untuk proses komunikasi bisnis Anda berdasarkan hal itu. Misalnya, sasaran Anda dapat mencakup:

  • Tingkat pergantian karyawan atau tingkat kepuasan tertentu
  • Tingkat kepuasan pelanggan
  • Jumlah proyek selesai
  • Jumlah interaksi antar departemen

… Dan banyak lagi.

2) Identifikasi kelompok inti dalam organisasi Anda dan hubungannya satu sama lain

Lihatlah ke dalam struktur organisasi Anda dan semua kelompok yang terlibat dalam kemampuannya untuk berfungsi.

Perhatikan setiap kelompok yang membutuhkan informasi agar berfungsi. Ini harus mencakup:

  • Klasifikasi horisontal, yaitu departemen (operasi, pemasaran, desain, sumber daya manusia, penjualan, dukungan pelanggan, keuangan, dan lainnya)
  • Klasifikasi vertikal: profesional dalam tim, pemimpin tim, manajer departemen, eksekutif
  • Grup eksternal: pelanggan, pemasok, mitra, dan banyak lagi

Dari sini, mempertimbangkan pekerjaan yang mereka lakukan secara berkelanjutan dan hasil yang diharapkan dari mereka. Memetakan cara mereka perlu berkomunikasi agar pekerjaan mereka selesai.

Tergantung pada ukuran perusahaan Anda, ini mungkin tugas yang besar, jadi beri diri Anda banyak waktu. Beberapa pertanyaan utama yang harus dijawab adalah:

  • Tim dan orang mana yang harus berbicara dengan siapa setiap hari? Bagaimana dengan mingguan, dua mingguan, dan bulanan?
  • Komunikasi apa yang terjadi hanya ketika ada krisis yang sedang berlangsung?
  • Bagaimana manajer dan pemimpin tim mempertahankan kemajuan di departemen mereka? Bagaimana cara kerja pelaporan?
  • Apakah ada perpustakaan pengetahuan yang berpotensi mengurangi pertemuan dan percakapan yang tidak perlu?
  • Proyek dan proses mana yang membutuhkan persetujuan dari orang lain di perusahaan? Bagaimana persetujuan diminta dan difasilitasi?

Paling tidak, jawaban ini harus memberi Anda wawasan tentang jumlah email, pesan, panggilan, rapat, dan dokumen yang diperlukan agar segala sesuatu terjadi dalam kerangka waktu yang ditentukan.

3) Menentukan metode komunikasi

Selanjutnya, pilih metode komunikasi yang selaras dengan tujuan komunikasi bisnis Anda, serta interaksi antara kelompok inti di perusahaan Anda.

Tinjau daftar metode komunikasi yang telah kita bahas sebelumnya dan pastikan untuk menambahkan yang unik ke perusahaan Anda:

  • Komunikasi berbasis web
  • Pertemuan telepon
  • Konferensi video
  • Pertemuan tatap muka
  • Laporan dan dokumen resmi
  • Presentasi
  • Papan forum dan FAQ
  • Survei
  • Kegiatan manajemen pelanggan

Yang mana dari ini yang penting bagi organisasi Anda untuk mencapai tujuannya? Apa yang opsional dan mungkin melihat penolakan dalam adopsi? Yang mana yang membuat risiko menambahkan terlalu banyak alat dan harus disederhanakan?

Bersikap realistis tentang kebutuhan spesifik Anda.

Misalnya, startup lima orang di mana setiap orang bekerja di kantor yang sama kemungkinan akan fokus pada:

  • Komunikasi berbasis web
  • Pertemuan tatap muka
  • Manajemen pelanggan

Perusahaan dengan 50 orang yang sepenuhnya terpencil akan menginvestasikan lebih banyak sumber daya ke:

  • Konferensi telepon dan video
  • Mendokumentasikan organisasi untuk dapat dengan tekun melacak proses mereka

Perusahaan global besar mungkin akan menggunakan semua metode komunikasi yang terdaftar dan memiliki tim khusus untuk banyak dari mereka.

4) Pilih alat yang tepat

Tidak ada buku pegangan yang mendefinisikan alat mana yang terbaik untuk setiap tujuan.

Gmail versus Outlook. Google Drive versus Dropbox. Obrolan santai versus Nextiva.

Pertempuran berlanjut, tetapi pilihan Anda sepenuhnya tergantung pada preferensi Anda dan tenaga kerja Anda.

Meskipun kami tidak dapat memberi Anda daftar alat perangkat lunak dan membiarkannya. Kami dapat membagikan kiat ini untuk memilih alat yang tepat:

  • Gunakan penyimpanan cloud untuk menyimpan dokumen penting dan data lainnya. Aktifkan sinkronisasi dan cadangan otomatis untuk menghindari kesalahan manusia dan lupa untuk menyimpan informasi secara manual.
  • Gunakan platform tunggal untuk email dan kalender.
  • Gunakan alat tunggal untuk pesan obrolan. Misalnya, jika beberapa orang menggunakan Slack dan
  • Hangouts lain di Gmail mereka, itu akan menciptakan gesekan dan memperlambat komunikasi.
  • Menerapkan sistem telepon VoIP bisnis yang mudah digunakan dan andal jika banyak pertemuan Anda terjadi dari jarak jauh.
  • Kembangkan pedoman merek dan editorial yang merinci nada suara dan penggunaan elemen merek.
  • Dengan cara ini, semua komunikasi disatukan, secara internal dan eksternal.

5) Dokumentasikan prosesnya

Terakhir, catat semua yang Anda lakukan sepanjang pengaturan ini dan ubah menjadi dokumen bersama yang terlihat oleh seluruh organisasi.

Dengan cara ini, setiap karyawan dapat merujuk pada rencana komunikasi yang dikembangkan dengan sengaja . Dan memutuskan tindakan terbaik untuk situasi yang mereka hadapi.

Dokumen ini juga akan membantu karyawan yang baru naik ke kapal dengan mudah memahami semua alat dan praktik komunikasi terbaik.

Anda dapat membuat pengingat kalender berulang untuk diri sendiri dan tim Anda untuk mengunjungi kembali dokumen sekali dalam seperempat. Dengan cara ini, Anda akan memastikan paket tersebut masih memenuhi tujuan terbaiknya dan memperbaruinya jika perlu.

Keberhasilan Perusahaan Anda Mulai Dengan Komunikasi

Komunikasi yang buruk membawa terlalu banyak risiko bagi organisasi untuk dihitung.

Namun, komunikasi yang baik membawa peluang bagi keterlibatan karyawan dan pelanggan yang luar biasa. Ini menciptakan kejelasan, keluaran yang lebih signifikan, dan pertumbuhan pendapatan dan laba.

Terkait: Apa Itu Telepon VoIP & Bagaimana Cara Kerjanya?

Apakah Anda memiliki sistem komunikasi bisnis atau belum membangunnya, ingatlah untuk:

  • Tetapkan dan tinjau kembali tujuan komunikasi Anda sebagai perusahaan berdasarkan kondisi komunikasi saat ini di perusahaan Anda
  • Identifikasi semua orang yang terlibat dalam proses yang membuat perusahaan Anda melakukan tugasnya, hari demi hari
  • Menganalisis kebutuhan mereka untuk berkomunikasi satu sama lain dan mengidentifikasi metode yang memungkinkan aliran informasi
  • Cari alat dan platform yang paling tepat yang akan memungkinkan metode yang Anda identifikasi
  • Bagikan pengaturan ini secara transparan dengan seluruh organisasi

Sebagai hasilnya, Anda akan melihat orang-orang yang bahagia dan produktif bersemangat untuk mengerjakan proyek. Dan menciptakan hasil yang bermakna untuk kepentingan semua orang yang terlibat.